So erstellen sie zugängliche word-dokumente

Viele Menschen - insbesondere diejenigen mit Behinderungen - verwenden spezielle Software und Geräte, einschließlich Bildschirmleser, auf Computer und Lesematerial zuzugreifen. Ob schriftlich für geschäftliche oder akademische Zwecke, ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass Ihre Word-Dokumente diesem Publikum zugänglich sind. Es gibt einige einfache Design-Prinzipien und Schritte, um Word-Dokumente zu schreiben, um sicherzustellen, dass jeder auf sie zugreifen kann.

Hinweis: Während die nachfolgend beschriebenen Screenshots und spezifischen Menüs aus Microsoft Word sind, gelten die allgemeinen Prinzipien für das Erstellen von zugänglichen Word-Dokumenten mit jeder Word-Verarbeitungssoftware.

Schritte

Bildtitel mit Styles in Word.jpg
Bildtitel mit Styles in Word.jpg
1. Verwenden Sie Überschriften und Dokumentstile, um eine navigierbare Struktur zu erstellen. Da die Bildschirmlesesoftware (einschließlich erworbener Softwareoptionen für Windows-Computer sowie Apples Voiceover-Funktion) liest, was auf dem Bildschirm sichtbar ist, ist die Verwendung von Styles hilfreich, da sie Ihre Dokumentenstruktur enthält. Screenles-Software verwendet Audio, um den Benutzern mitzuteilen, ob ein bestimmter Abschnitt des Textes ein Titel, Überschrift, Unterüberschrift oder Normal- / Körpertext ist. Dadurch können Benutzer den logischen Sinne des Dokuments erstellen und zu bestimmten Überschriften und Themen überspringen. Damit die Software dazu jedoch dies tut, muss der Autor des Dokuments diese Unterschiede klarstellen! Andernfalls wird das gesamte Dokument als ein großer Teil des "normalen" Körpertextes gelesen.
  • Verwenden Sie zumindest die Hauptstiloptionen: Titel, Überschrift (mit nummerierten Ebenen) und Normal.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Überschriften in der richtigen Reihenfolge identifizieren. Dies hilft, ein leicht verständliches System für jemanden zu erstellen, der Ihren Text navigiert. Sie können zum Beispiel Ihren Papiertitel zuordnen Titel Stil, benutze das Überschrift 1 Stil für Ihre Hauptabschnittsüberschriften, Verwendung Rubrik 2 für Ihre Unterabschnittsüberschriften usw.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie keine Überschriften überspringen. Nisten Sie Ihre Überschriften, damit ihre Stilnummern ihrer Hierarchie entsprechen (ich.E. Gehen Sie nicht von 1 bis 3 oder verwenden Sie 3 für Ihren Haupttitel und 1 für Ihre Untertitel - Stellen Sie sicher, dass 1 die größte Überschrift ist, dann 2, dann 3 usw.).
  • Denken Sie daran, dass Sie anpassen können, wie Ihre Stile aussehen, ohne die Zugänglichkeit zu beeinflussen. Fühlen Sie sich frei, Fonts, Größen und Farben zu ändern. Stellen Sie einfach sicher, dass jede Überschrift oder Textstück mit dem richtigen Stiletikett "markiert" ist, sodass Sie die Bildschirmleser identifizieren können.
  • Überlegen Sie für längere Dokumente mit dem integrierten Inhaltsverzeichnis der Word-Tabelle. Dadurch werden Ihre Überschriften automatisch verwendet, um eine verknüpfte Inhaltsverzeichnis zu erstellen, die für alle Leser das Navigieren Ihres Dokuments erleichtern kann.
  • Bildtitel Erstellen Sie zugängliche Word-Dokumente Schritt 2
    2. Verwenden Sie Alt Text. Menschen mit visuellen Beeinträchtigungen, egal ob sie blind oder teilweise haben, können verlieren, wenn Sie viele Bilder, Diagramme, Formen, Fotografien oder Clipart in Ihren Dokumenten verwenden. Dies bedeutet nicht, dass Sie diese Funktionen überspringen müssen - Sie müssen nur einen alternativen (oder "Alt") Text oder Untertitel hinzufügen, um zu erklären, was sie sind. Die Screenles-Software las Alt Text oder Bechnungen, um sicherzustellen, dass Benutzer mit visuellen Beeinträchtigungen nicht verpassen.
  • Um Alt Text hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Bild.Gehe zu Bild formatieren und dann Alt-Text. Schreiben Sie eine einfache, aber vollständige Beschreibung des Bildes oder anderer visueller Funktion im Feld Titel und / oder Beschreibung (je nach Länge) und klicken Sie auf OK.
  • Bildtitel Erstellen Sie zugängliche Word-Dokumente Schritt 3
    3. Stellen Sie sicher, dass Tische zugänglich sind. Tische sind ideal für die Organisation von Daten und Informationen, aber wenn sie von einem Bildschirmleser gelesen werden, können sie verwirrend sein. Wenn Sie diese Prinzipien im Sinn behalten, können sie dazu erreichbar machen:
  • Verwenden Sie klare und designierte Spaltenüberschriften. Verwenden Sie wie Sie in Ihrem Text Stilüberschriften verwenden, verwenden Sie Spalten-Header, um Ihre Tabellen konsistent und einfach zu navigieren. Stellen Sie sicher, dass dies unter Tabellenoptionen, Du suchst aus Headerreihe Dadurch identifizieren Sie die Bildschirmleser die obere Zeile als Spaltenüberschriften.
  • Erstellen Sie Tische so einfach und logisch wie möglich. Wenn möglich, vermeiden Sie es, dass Sie nicht in bestimmten Spalten oder Zeilen zusammengefügt oder geteilt werden, da dies verwirrend ist, wenn der Inhalt laut gelesen wird. Bleiben Sie an einem Standard, gleichmäßig eingetragenes Format.
  • Versuchen Sie, Ihre Tabellen logisch von links nach rechts und oben nach unten zu lesen (wenn in Englisch arbeiten). Um eine bessere Vorstellung davon zu erhalten, wie ein Bildschirmreader mit Ihrer Tabelle navigiert, überprüfen Sie die TABE-Taste auf Ihrer Tastatur, um die Reihenfolge zu überprüfen, ob der Cursor Ihre Spalten und Zeilen durchläuft.
  • Mit Alt Text für Tabellen sowie Bilder und Diagramme können auch helfen.
  • Bildtitel Erstellen Sie zugängliche Word-Dokumente Schritt 4
    4. Verwenden Sie sinnvoller Hyperlink-Text. Wenn Sie einfach eine lange URL in Ihr Dokument kopieren und einfügen, wird der Bildschirmleser versucht, jeden Buchstaben auszulesen - das kann ein Schmerz sein. Ein besserer Ansatz beinhaltet mit einem sinnvollen Hyperlink-Text.
  • Wenn Sie einen Hyperlink hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile, in der Sie den Link wünschen, und wählen Sie sie aus Hyperlink (oder gehen Einfügen und dann Hyperlink).
  • Kopieren Sie die URL in die Adresse oder geben Sie ein Link zu Textfeld.
  • Umfassen eine einfache, aber sinnvolle Beschreibung unter Anzeige oder Text zum Anzeigen. Dies ist das Schreiben, das tatsächlich in Ihrem Dokument sichtbar ist, und wenn Sie darauf klicken, wird der Leser auf die Website der URL gelangen.
  • Bildtitel Erstellen Sie zugängliche Word-Dokumente Schritt 5
    5. Vermeiden Sie nicht mit leeren Leerzeichen oder Zeilen, um Formatierungen oder Speicherplatz zu erstellen. Wenn Sie neigen, um zu schlagen "Tab" oder "Eingeben" Immer wieder, um die gewünschte Formatierung zu erstellen, versuchen Sie, die Gewohnheit zu treten. Anhörung eines Bündels von weißem Raum (von einem Bildschirmleser als "leer" identifiziert) kann ärgerlich sein und den Anwendern den Eindruck verleihen, dass das Dokument beendet ist.
  • Verwenden Sie stattdessen die Dokumentformatierung. Verlassen Sie sich auf Vertiefungen, Zeilenabstand und Stile, um den gewünschten Effekt zu erstellen.
  • Um zusätzlichen Platz nach Zeilen zu erstellen, ohne die Eingabetaste zu drücken, klicken Sie mit der rechten Maustaste und gehen Sie zu Absatz. Unter Abstand, Stellen Sie die Vor- und Zeilenabstandsoptionen an, um das gewünschte Layout zu erhalten, das Sie möchten.
  • Eine Möglichkeit, zu überprüfen, wie Ihr Dokument einem Bildschirmreader "aussehen" könnte, ist die Auswahl der Option zu Alle Nicht-Druckzeichen anzeigen Damit Sie das Absatzsymbol sehen können, das jedes Mal erscheint, wenn Sie die Eingabetaste treffen, und den Punkt, der jedes Mal angezeigt wird, wenn Sie die Leerzeichen anrufen. Idealerweise sollten diese nur erscheinen, wenn Sie wirklich ein altes Wort oder einen alten Wort oder einen Absatz aufhalten und einen neuen beginnen. Sie sollten nicht da sein, wenn Sie nur einen zusätzlichen Raum erstellen möchten.

  • Bildtitel Erstellen Sie zugängliche Word-Dokumente Schritt 6
    6. Floating-Objekte vermeiden. Wenn Sie Bilder, Diagramme oder andere Objekte hinzufügen, seien Sie vorsichtig mit Ihrem Textverpackung. Wenn Sie schwimmende Objekte verwenden, ignorieren Sie die Bildschirmlesesoftware möglicherweise vollständig oder lesen Sie ihren Alt-Text in der falschen Reihenfolge.
  • Verwenden Sie stattdessen das Text-Verpackungsoptionen "oben und unten" oder "in Übereinstimmung mit Text".
  • 7. Stellen Sie sicher, dass Alternativen für Audioinhalte bereitgestellt werden. Wenn Sie Audioclips oder -videos haben, die für Personen, die taub sind, nicht erreichbar sind, versuchen Sie, geschlossene Bildunterschriften oder Transkripte anzugeben, um sicherzustellen, dass sie auch auf diesen Inhalt zugreifen können.
  • Bild mit dem Titel Erstellen Sie zugängliche Word-Dokumente Schritt 8
    8. Schreiben und Design mit allen Arten von Benutzern, abhängig von Ihrem Publikum. Einige Benutzer haben möglicherweise kognitive Beeinträchtigungen und profitieren von einer klaren Sprache. Einige können Farbblindheit oder andere visuelle Beeinträchtigungen aufweisen, die den kontrastreichen Text schwierig machen, sich vom Hintergrund zu trennen. Einige Benutzer, die sich auf Bildschirmläuter verlassen, müssen jedem Teil Ihres Dokuments anhören, manchmal immer und immer wieder. Wenn Sie unnötige Inhalte haben, versuchen Sie, es herauszufordern. Seien Sie mit Ihrem Inhalt gründlich, aber wenn möglich, bleiben Sie in Ihrem Ansatz einfach.
  • Halten Sie die Titel, insbesondere wenn sie oft erscheinen.
  • Wenn Sie Farbe verwenden, vermeiden Sie nicht, sehr ähnliche Farben aufeinander zu setzen. Der Kontrast macht den Text leichter für alle, insbesondere derjenigen mit visuellen Beeinträchtigungen.
  • Verlassen Sie sich nicht auf die Farbkodierung allein. Stellen Sie für Benutzer, die keine Farbe wahrnehmen oder Bildschirmleser verwenden können, sicherstellen, dass Informationen auf mehrere Weise übertragen werden, nicht nur durch Farbe des Textes. Vermeiden Sie zum Beispiel eine lange Liste von Elementen, in denen roter Text eine Sache bedeutet und ein anderer bedeutet.

    • Video

    Mit diesem Service können einige Informationen mit YouTube geteilt werden.

    Tipps

    Behalten Sie Ihr Publikum. Sie müssen möglicherweise nicht jeden dieser Schritte treffen, um ein Dokument zu erstellen, das für Ihr Publikum arbeitet, aber die Anwendung dieser Grundprinzipien kann jedoch dazu beitragen, dass Ihr Dokument für eine breitere Palette von Personen zugänglich ist.
  • Wenn die Zugänglichkeit für ein bestimmtes Projekt wichtig ist, bitten Sie jemanden mit einer Behinderung oder mit Kenntnis von Bildschirmleser und anderen assistiven Technologien "Prüfung" Ihr Dokument raus und geben Ihnen Feedback.

    • Warnungen

    Nicht alle Methoden zur Erstellung von PDFs führen zu wirklich zugänglichen Dokumenten. Seien Sie sicher, dass Sie Ihre Untersuchung untersuchen, da sonst die sorgfältige Arbeit, die Sie in Wort getan haben, unbrauchbar sein, wenn Sie das Dokument in ein PDF konvertieren.
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