So erstellen Sie eine Business-E-Mail an jemanden, den Sie nicht kennen

Wenn Sie im Geschäft arbeiten, müssen Sie möglicherweise oft eine E-Mail an jemanden komponieren, den Sie nicht kennen. Während etwas unbeholfen ist, ist es ein Teil des Berufslebens. Es gibt bestimmte Regeln der Etikette, die Sie beim Senden eines professionelle E-Mail zu einem Fremden.

Schritte

Teil 1 von 3:

Beginn der E-Mail

1. Mach deine Forschung. Es gibt eine Vielzahl von Informationen, die Sie wissen müssen, bevor Sie eine E-Mail an einen Fremden komponieren müssen. Bevor Sie mit dem Tippen beginnen, schauen Sie sich die Website für das Unternehmen schnell an, wo der Empfänger funktioniert.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht kennen, kann dies durch Scannen der Firmenwebsite gefunden werden. Wenn keine E-Mails aufgeführt ist, sollten Sie die Person per E-Mail an die Person wenden. Sie möchten stattdessen für einen physischen Brief entscheiden.
Wenn Sie auf der Suche nach Fragen in der E-Mail haben, überprüfen Sie, ob die Website diese Fragen anspricht. Sie möchten nicht den Eindruck geben, dass Sie faul sind und nicht die Zeit genommen haben, eine Website gründlich zu lesen.
Stellen Sie sicher, dass Sie mit der richtigen Person wechseln. Viele Leute beginnen E-Mails mit so etwas, "Ich bin nicht sicher, ob du die richtige Person bist, aber..." Dies gilt als unprofessionell und respektlos für die Zeit des Empfängers. Wenn Sie nicht wissen, wer wenden, wenden Sie sich an die E-Mail, bis Sie diese Informationen herausfinden können.

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2. Schreiben Sie eine beschreibende Betreffzeile. Ihre Betreffzeile sollte Ihre genauen Gründe für das Senden der E-Mail übermitteln. Oft werden E-Mails von Fremden ignoriert oder übersehen. Eine solide Betreffzeile verringert die Chance, dass Ihre E-Mail weitergegeben wird.

Verwenden Sie einige Wörter, um zu sagen, was die E-Mail betrachtet. Verwenden Sie so viele Details wie möglich, um in 4 oder 5 Wörter aufzunehmen. Beispielsweise, "Treffen mit 10 a.M. über neue Computer" ist besser als "Treffen heute morgen."

Vage betreffende Linien, wie z "Hallo" und "Hallo", werden manchmal unbeabsichtigt als Spam lesen und an den Spam-Ordner des Empfängers umgeleitet werden.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail, da Ihre E-Mail neben der Betreffzeile auftaucht. Verwenden Sie eine E-Mail, die Ihren vollständigen Namen nutzt, anstatt eine Person, die eine Persona oder eine vage Phrase verwendet.

Verwenden Sie niemals alle Caps in einer E-Mail-Betreffzeile, auch wenn die E-Mail dringend ist. Dies kommt als Ruf, was als Feindseligkeit interpretiert werden kann.

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3. Entscheiden Sie sich, wie Sie den Empfänger ansprechen. Dies kann schwierig sein, wenn Sie einen Fremden per E-Mail senden, da Sie ihren bevorzugten Namen nicht kennen. Es gibt ein paar Etikettenrichtlinien, die Ihnen jedoch helfen können, Fehltrittszeiten zu vermeiden.

Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, vermeiden Sie übermäßig formale Phrasen wie, "Wen es angeht" oder "Lieber Herr / Miss." Gehen Sie auch nicht zu lässig. "Hallo" ist viel zu unprofessionell für eine geschäftliche E-Mail. Möglicherweise sind Sie besser von der E-Mail mit einem einfachen, "Hallo."

Wenn Sie den Namen der Person kennen, stellen Sie sicher, dass Sie es richtig buchstabieren. Überprüfen Sie die Rechtschreibung ein paar Mal, da es leicht ist, sich zu ruttern, wenn Sie die Person noch nie per E-Mail gesendet haben.

Benutzen "Herr." und "MS." gefolgt von dem Nachnamen der Person nur. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit Jane HART senden, beginne deine E-Mail mit "Sehr geehrte Frau. Hart" lieber als "Sehr geehrte Frau. Jane Hart."

Machen Sie niemals Annahmen über den Familienstand einer Frau. Wenn Sie ihren Familienstand kennen, ist es immer noch am besten, dies in einer E-Mail aufmerksam zu machen, da sie der Geschäftswelt irrelevant ist. Ankleben "MS" und niemals benutzen "Fräulein" oder "Frau." Es sei denn, der Empfänger verwendet diese Ansammlungen selbst.

Wenn jemand einen PHD hat, ist es angemessen zu verwenden "DR" wenn sie sich ansprechen.

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4. Identifizieren Sie sich und das Unternehmen, das Sie repräsentieren. Denken Sie daran, wenn Sie eine geschäftliche E-Mail senden, die Sie Ihren Arbeitsplatz vertreten. Identifizieren Sie sich in Ihrem ersten Satz und Ihr Unternehmen. Beispielsweise könnte eine E-Mail beginnen, "Sehr geehrte Frau. HART, mein Name ist John Dawson und ich arbeite an der Marketing bei Wilson Technologies."

Teil 2 von 3:

Schreiben der E-Mail

1. Halten Sie es kurz und bis zum Punkt. Wenn Sie an den Punkt kommen und Ihren Zweck eindeutig identifizieren, präsentieren Sie ein professionelles Bild, das vom Leser ernst genommen wird. Dies erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails auf unverzüglich gelesen und reagiert wird, da die Menschen mit übermäßig wordwidrigen Antworten den Umgang mit dem Umgang mit dem Handeln.

Nach dem Identifizieren von Andyour-Unternehmen sollte Ihr nächster Satz den Zweck des E-Mails erklären. Es ist am besten, Ihren Fall in zwei Sätzen anzugeben.
Sei positiv. Auch wenn Sie schreiben, um eine Beschwerde oder Sorge anzugehen, sind in der gesamten E-Mail mit höflich und respektvoll. Nicht schlechte Mund-Bosse, andere Unternehmen oder Mitarbeiter, da dies schlecht widerspiegelt.
Während in den Cover-Buchstaben ist es Standard, um einige grundlegende Hintergrundinformationen über sich selbst aufzunehmen, wenn Sie im Namen eines Unternehmens per E-Mail an einem Unternehmen senden. Geben Sie einfach Ihren Namen und Ihre Position in der Firma an, bevor Sie den Zweck des E-Mails fortsetzen.

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2. Verwenden Sie einfache, direkte Prosa. Eine geschäftliche E-Mail sollte so einfach wie möglich lesen. Dies bedeutet, dass eine klare Sprache verwendet wird, die leicht zu verstehen ist.

Wählen Sie die aktive Stimme über die passive Stimme. Sagen Sie zum Beispiel nicht, "Ein Memo wurde von meinem Chef, James Peterson, an Sie gesendet." Stattdessen sagen, "Mein Chef, James Peterson, schickte dir ein Memo."

Vermeiden Sie Jargon und technische Begriffe, auch wenn solche Bedingungen in Ihrem Unternehmen stark genutzt werden. Entscheiden Sie sich für einfache englische und übliche Phrasen.

Kurze Sätze verwenden. Beseitigen Sie Verbindungen, wenn möglich und lange Sätze aufteilen.Beispielsweise, "Wir haben nicht von Ihnen in Bezug auf das Memo gehört und wollten folgen, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen verstanden haben." Dies wäre besser als, "Wir haben nicht von Ihnen in Bezug auf das Memo gehört. Wir wollten folgen, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen verstanden haben."

Verwenden Sie die richtige Grammatik, Rechtschreibung und Interpunktion. Rechtschreibprüfung und Korrekturbelad Alle E-Mails, bevor Sie die Sende-Taste treffen.

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3. Wissen, was Sie vermeiden sollen. Es gibt bestimmte Regeln der Etikette in Bezug auf das, was per E-Mail übermittelt werden sollen. Verstehe, was sie vermeiden soll, bevor Sie jemanden kontaktieren.

Anlagen sind in Ordnung, wenn Sie in Bezug auf Informationen, die speziell angefordert wurden, okay.

Vermeiden Sie übermäßig große Anhänge und Dateien. In der Veranstaltung ist das Senden der solchen Informationen erforderlich, senden Sie vorher eine E-Mail, bevor der Empfänger einen Kopf aufgibt.

Verwenden Sie keine übermäßig lange Signatur. Idealerweise sollte Ihre Unterschrift nur Ihren Namen, Ihre Postanschrift, die E-Mail-Adresse und Telefonnummer enthalten. Wenn Sie möchten, ist es auch angemessen, Ihren Jobtitel aufzunehmen.

Fügen Sie keine Grafiken oder Hintergründe ein. Sie neigen dazu, den E-Mail-Speicher zu verstopfen und in einer Geschäftseinstellung als unprofessionell zu sein.

Teil 3 von 3:

Beenden der E-Mail

1. Geben Sie den Empfängeranweisungen, wie man antworten soll. Geben Sie gegen Ende der E-Mail Anweisungen zur Folge des Empfängers an, wie der Empfänger folgen kann.

Geben Sie höflich einen Zeitrahmen an, in dem Sie wieder hören möchten. Beispielsweise, "Wenn Sie bis Ende des Tages morgen zu mir kommen könnten, würde ich es wirklich schätzen."
Fügen Sie nach Bedarf Kontaktinformationen ein. Sie können einfach sagen, "Dies ist die beste E-Mail, um mich zu erreichen" oder fordern Sie einen Anruf an und fügen Sie Ihre Nummer ein.
Seien Sie spezifisch, was Sie vom Empfänger wünschen. Sag nicht einfach, "ich hoffe bald von dir zu hören." Stattdessen sagen, "Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören, damit wir die Logistik des Übergangs zu einem neuen Computersystem besprechen können."

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2. Verwenden Sie einen angemessenen Senden. Vor Ihrem Namen wird es irgendeine Form von Abwesenheit geben. Wählen Sie ein Unternehmen aus, das für Ihre E-Mail gesendet wird.

Verwenden Sie einfach keinen Bindestrich und fügen Sie dann Ihren Namen ein. Dies kommt als zu informell ab, wie unterzeichnen Sie "Bis demnächst" und "Immer mit der Ruhe." Emoticons, wie Smiley Gesichter, werden am besten vermieden.

In einer geschäftlichen E-Mail, so etwas "Beste" oder "Alles Gute" ist angebracht, da es freundlich ist, ohne Professionalität zu opfern. "Mit freundlichen Grüßen" ist eine andere gute Option, kann aber so stickig kommen.

"Vielen Dank" und "Vielen Dank" sind auch angemessen, sollten jedoch vermieden werden, wenn Sie den Empfänger nicht bitten, eine bestimmte Aufgabe oder einen Pflicht auszuführen.

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3. Nachverfolgen. Die Geschäftswelt ist beschäftigt. Wenn Sie nicht in einem angemessenen Zeitrahmen vom Empfänger zurückgehört haben, ist es angemessen Senden Sie eine Follow-up-E-Mail.

Wenn jemand nicht antwortet, dauerte es wahrscheinlich nicht absichtlich. E-Mails werden gesichert und oft, auch wenn Sie das richtige Protokoll folgen, enden manchmal versehentlich in einem Spam-Filter.

Eine Folge-E-Mail sollte eine direkte Antwort auf eine E-Mail sein, die Sie bereits gesendet haben. Sei höflich, starte mit so etwas, "Ich weiß, dass Sie wahrscheinlich sehr beschäftigt sind, aber ich wollte nur sicherstellen, dass Sie meine E-Mail haben." Wiederholen Sie dann kurz das Thema der ursprünglichen Nachricht.