Wie man einen telefonkonferenz anspricht

Der Vorsitzende eines Telefonkonferenz bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeit zu demonstrieren, andere zu verwalten und zu lenken. Um einen Anruf erfolgreich zu führen, müssen Sie wissen, wie Sie den Anruf organisieren, sich auf Ihre Rolle vorbereiten, den Anruf durchführen und danach mit den Teilnehmern folgen. Mit der Praxis stellen Sie fest, dass viele der an Konferenzanrufen beteiligten Schritte den Schritten ähneln, die Sie mit Angesicht zu Angesicht-Meetings unternehmen würden.

Schritte

Teil 1 von 4:
Anruf organisieren
  1. Bild mit dem Titel Sessel Eine Telefonkonferenz-Anruf Schritt 1
1. Wählen Sie eine praktische Konferenzsoftware aus. In diesen Tagen haben Sie eine Vielzahl von Webinar-Programmen zur Auswahl. Wählen Sie etwas Benutzerfreundliches aus, das die meisten Fernunterkunft installiert haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Software mit einer Videokomponente ausgewählt haben, wenn der Anruf Folien enthält. Wenn installierte Software keine realistische Option ist, gehen Sie mit einem Service, mit dem jeder frei auf online zugreifen kann.
  • Um die Teilnehmer ohne Softwareanforderungen unterzubringen, stellen Sie sicher, dass der Anruf in einem Raum mit einem Sprecher-Telefon stattfindet. Diese Dial-In-Option ist auch ein praktisches Backup, wenn die Webinar-Software fehlschlägt.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Step 2
    2. Umfragen Sie Ihre Teilnehmer für eine günstige Zeit. Wählen Sie drei bis fünf potenzielle Daten und Tageszeiten aus. Senden Sie eine E-Mail an alle Teilnehmer, um ihre Verfügbarkeit für jede Möglichkeit zu messen. Erzählen Sie jedem, der keine der Zeiten machen kann, um Sie so schnell wie möglich wissen zu lassen.
  • Sie können auch Online-Planungsumfragen wie Doodle verwenden. Diese Tools ermöglichen die Auswahl der Teilnehmer, Termine und Zeiten mit dem Klick einer Maus zu wählen. Wenn Sie diese Option auswählen, vergessen Sie nicht, den Link in der E-Mail aufzunehmen.
  • Wenn sich alle Teilnehmer in derselben Zeitzone befinden, vermeiden Sie Plananrufe während der Mittagspause, sofort zu Beginn des Arbeitstages und nach normalen Geschäftszeiten.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Ruf Schritt 3
    3
    Schreibe eine Agenda. Fügen Sie Themen ein, die diskutiert werden müssen. Bedecken Sie Fragen oder Bedenken, die Sie von anderen Mitgliedern erwarten. Fokus auf die positiven Probleme zuerst. Dann adressieren Sie Herausforderungen und bieten Lösungen oder Ideen an, um alle Hindernisse zu überwinden.
  • Wenn Sie einen bestimmten Teilnehmer aufweisen möchten, diskutieren Sie sie mit ihnen, bevor Sie die Agenda aussenden. Das letzte, was Sie tun möchten, ist, jemanden zu überraschen, oder geben Sie einen Manager oder einen Kunden, der falsche Informationen angibt.
  • Bild mit dem Titel Sessel Eine Telefonkonferenz-Anruf Schritt 4
    4. E-Mail Vorläufige Infos an alle Teilnehmer. Fügen Sie alles, was sie benötigen, um sich beim Anruf anzumelden, z. B. die Anrufnummer und das Kennwort. Befestigen Sie einen Entwurf der Agenda an die E-Mail. Bitten Sie, dass jeder darüber gelesen und Sie benachrichtigt, wenn sie etwas hinzufügen möchten oder vorhandene Inhalte überarbeiten möchten.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 5
    5. Ernennen Sie einen Note-Taker. Wählen Sie den verantwortungsvollsten und aufmerksamsten physischen Teilnehmern für diese Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass sie die Namen aller Geschenk enthalten. Haben sie die diskutierten wichtigen Punkte zusammenfassen, wobei die Agenda als Kontur verwendet wird.
  • Wenn sie einen digitalen Audiokorder oder eine Aufzeichnungsfunktion auf ihrem Telefon haben, bitten Sie sie, ihn zu verwenden, wenn kein empfindliches Material diskutiert wird.
  • Überspringen Sie diesen Schritt nicht, wenn Sie die Datensatzfunktion in der Webinar-Software verwenden. Die Technologie kann versagen, wenn Sie es am wenigsten erwarten. Wenn das passiert, haben Sie Minuten als Backup geschrieben.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 6
    6. Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail. Tun Sie dies am Tag des Anrufs, wenn es nach dem Mittagessen oder am Tag vor einem am Morgen geplanten Anruf ist. Verwenden Sie diese Gelegenheit, um Berichte oder Dokumente zu senden, die beim Anruf benötigt werden. Es ist in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass sich jeder auf derselben Seite befindet und dass jeder ihre Verantwortung vor dem Anruf abgeschlossen hat.
  • Wenn jemand anderes diese Materialien erstellt hat, geben Sie ihnen Gutschrift an (oder verhindern Sie die Schuld, dass Sie auf Sie fallen), indem Sie ihre Nachricht weiterleiten, die die Dokumente enthält.
    • Teil 2 von 4:
    Machen Sie sich bereit zum Stuhl
    1. Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Step 7
    1. Entwerfen Sie Ihre Notizen oder Gespräche. Fleischt bereits auf der Tagesordnungspunkte heraus, um sich vom Fokus zu verlieren. Entwerfen Sie keine vorbereitete Erklärung. Halten Sie sich an eine aufgelistete Liste von Schlüsselpunkten, kurzen Imperativen und unvollständigen Sätzen. Dies wird daran hindern, dass Sie mechanisch klingen. Einige Beispiele umfassen:
    • Aktueller Zustand der Einstellungsbedürfnisse: Rechnungswesen jetzt vollständig besetzt. Benötigen Sie noch einen neuen Manager in Marketing und neuen Verwaltungsassistenten in der Werbung. Budgetgrenzwert = 100.000 US-Dollar für beide Öffnungen.
    • Vorteile ändert sich: Hauptsitz, der 401k ausgibt. Neues 403b-Plan für neue Miete. Gesundheit, Zahnmedizinische, Visionsversicherung für jetzt unverändert, aber immer noch berinkt.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 8
    2. Machen Sie eine Liste der Teilnehmer. Umfassen, wo sie von und allgemeinen persönlichen Daten über sie sind. Verwenden Sie diese Info, während Sie alle miteinander einführen. Sie können diese Informationen auch verwenden, um zu chatten, während Sie auf zusätzlichen Teilnehmern warten.
  • Erstellen Sie eine Kopie dieser Liste für Ihren Note-Taker. Anstatt sich an der Zeit zu nehmen, den Namen eines jeden auszuschreiben, kann der Note-Taker einfach den Namen der Benutzer überprüfen, wenn sie ankommen oder anmelden.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Step 9
    3. Überprüfen Sie alle Informationen, die Sie präsentieren werden. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Überprüfen Sie die Überprüfung der Information am Tag, nachdem Sie Ihre Notizen und / oder Präsentation abgeschlossen haben. Versuchen Sie, die wichtigsten Punkte auf den Speicher zu begangen, damit Sie sie diskutieren können, ohne dass Sie Ihr Papier oder den Bildschirm ansehen können. Jede Sekunde, die Sie sparen, können für andere Moderatoren oder für Fragen verwendet werden.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 10
    4. Umfragen Sie den Raum ein oder zwei Tage vor dem Anruf. Stellen Sie sicher, dass alle Geräte vorhanden sind und ordnungsgemäß funktionieren. Suchen Sie nach strategisch positionierten Lautsprechern, wenn Sie ein großes Zimmer in Erwartung vieler Teilnehmer verwenden. Wenn etwas fehlt oder fehlerhaft ist, benachrichtigen Sie die entsprechende Abteilung so schnell wie möglich.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Step 11
    5. Richten Sie den Anruf ein. Melden Sie sich an der Telefonkonferenz 10 Minuten frühzeitig an, wenn möglich. Einige Tools lassen Sie sich nicht anmelden, bis die Zeit geplant ist. Andere können niemanden mit einem Anführer mit einem speziellen Kennwortprotokoll kommunizieren. Testen Sie die Brücke ein letztes Mal, um sicherzustellen, dass es reibungslos läuft.
  • Wenn Sie nicht wissen, wie Sie das Gerät verwenden sollen, lernen Sie ein paar Tage im Voraus. Holen Sie sich bei Bedarf Hilfe von der IT-Abteilung Ihres Unternehmens. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Software oder Hardware bedienen, können Sie unprofessionell aussehen lassen.
    • Teil 3 von 4:
    Den Anruf durchführen
    1. Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 12
    1. Lassen Sie fünf zusätzliche Minuten für Latcomers. Habe einige Notizen handlich Initiieren Sie ein kleines Gespräch Zu Beginn des Anrufs. Führen Sie alle Teilnehmer mit ihren Namen, Titeln und Rollen ein, die sie spielen. Wenn jemand ankommt oder dem Anruf nach der fünfminütigen Verzögerung verbindet, unterbrechen Sie keine Fortschritte der Diskussion. Warten Sie, bis ein Lautsprecher fertig ist oder ein Thema beendet ist, damit sich Latlecomers vorstellen können.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Ruf Schritt 13
    2. Überprüfen Sie das Treffen der Etikette. Bitten Sie die Teilnehmer, einzuschalten, um ihre Telefone auszuschalten, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Bitte anfordern, dass sie die HOLD-Taste vermeiden, um die Hold-Musik des Unternehmens zu verhindern. Sagen Sie jedem körperlich anwesend, um ihre Mobiltelefone zum Schweigen zu bringen und sie vom Meeting-Telefon fernzuhalten, um Interferenzen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer hörbar und klar sprechen, damit jeder sie hören kann.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 14
    3. Bleib an die Agenda. Behalten Sie die Uhr im Auge, um die Bedürfnisse der Teilnehmer und Moderatoren aufzunehmen.Decken Sie die wichtigsten Probleme zuerst ab, wenn Sie die Zeit verlassen. Wenn jemand eine Frage stellt, die Sie nicht antworten oder nicht erwarten können, sagen Sie ihnen, dass Sie so schnell wie möglich zu ihnen zurückkommen.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Step 15
    4. Planen Sie ggf. einen Anrufanruf. Warten Sie nicht bis zum Ende des Anrufs, um dies zu tun. Machen Sie es richtig, bevor Sie Fragen und Antworten (Q & A) auf der Tagesordnung erhalten. Bitten Sie alle das bequemste Termin und Uhrzeit für den nächsten Anruf. Wenn die meisten Teilnehmer unentschlossen sind, senden Sie nach dem Anruf eine Planungserhebung aus.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 16
    5. Mindestens 15 Minuten für Q & A. In einer Telefonkonferenz können Sie möglicherweise Schwierigkeiten haben, alle daran teilzunehmen. Um dies zu verhindern, fragen Sie nicht wenn Jeder hat Fragen. Stellen Sie vielmehr auf spezifische Personen, die für das Thema Diskussion eine Frage relevant sind.
  • Sie könnten beispielsweise fragen, "Bob, haben Sie alle Informationen erhalten, die Sie benötigen, um den Themen Text zu erstellen?"
  • Bild mit dem Titel Sessel A Conference Call Schritt 17
    6. Den Anruf schließen. Beginnen Sie, etwa fünf Minuten vor der geplanten Endzeit einzuwickeln. Wenn Q & A noch in Arbeit ist, sagen Sie jedem, dass Sie Zeit für eine weitere Frage haben. Vielen Dank für ihre Zeit und wünsche ihnen einen guten Tag oder eine gute Woche (Ende).
    • Teil 4 von 4:
    Action nach dem Anruf ergreifen
    1. Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Schritt 18
    1. Erstellen Sie eine Recap. Fangen Sie dies unmittelbar nach dem Anruf an. Fragen Sie Ihren Note-Taker für eine Kopie der Minuten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste der Verantwortlichkeiten aller aufnehmen. Die Minuten dokumentieren das Gespräch schriftlich, falls es spätere Unstimmigkeiten gibt.
    • Bitten Sie einen Kollegen, die Rückkapsung zu korrigieren, bevor Sie es aussenden. Ein zweites Paar Augen kann Fehler fangen, die Sie vielleicht übersehen haben, egal wie oft Sie das Material korrigieren können.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Step 19
    2. Senden Sie den Rücktritt an alle Teilnehmer. Tun Sie dies, sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, Ihre Korrekturreader hat empfohlen. Laden Sie alle Empfänger ein, um Kommentare abzugeben oder Fragen zu stellen, die möglicherweise während des Anrufs ausgerutscht sind. Wenn Sie versprochen haben, eine Planungsbefragung für einen Folgeanruf auszusenden, beinhalten Sie diesen Link mit der RECAP.
  • Bild mit dem Titel Chair A Conference Call Step 20
    3. Folgen Sie sich an Versprechen und Fristen. Maßnahmen ergreifen, wie während des Anrufs erörtert. Wenn Sie versprochen haben, alle Fragen zu einem späteren Zeitpunkt zu beantworten, verfolgen Sie nicht mehr als eine Woche. Treffen Sie alle Termine, die Sie einstellen. Stellen Sie sicher, dass eine versprochene Arbeit innerhalb einer angemessenen Zeit an die richtigen Empfänger geliefert wird.

    • Zusätzliche Konferenzanrufdokumente

    Beispielbriefanforderung Telefonkonferenz

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    Sample Conference Call Agenda

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    Muster-Conference-Anruferinnerung E-Mail

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    Tipps

    Es sei denn, Sie verwenden Videokonferenzsoftware, um Witze zu erzählen. Humor setzt oft auf Ihre Körpersprache, welche Teilnehmer sehen nicht, wenn Sie eine Audio-Option verwenden.
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