So leisten sie eine mail-verbindung

Diese Aufgabe lehrt Ihnen, wie Sie eine E-Mail-Verbindung in Microsoft Office oder OpenOffice durchführen.org. MAIL MERGE ist eine super praktische Funktion, mit der Sie ein Dokument automatisch für jeden Empfänger personalisieren können, an das er gesendet wird. Auf diese Weise müssen Sie das Dokument nicht individuell für jeden Empfänger ändern. Es ist ein riesiger Zeitsparer, und es ist wirklich einfach zu tun! Die folgenden Schritte gehen durch den gesamten Prozess Schritt für Schritt.

Schritte

Methode 1 von 3:
Vorbereitung
  1. Bildtitel Tun Sie eine Mail-Merge-Schritt 1
1. Erstellen Sie eine Datendatei. Dies kann eine Tabellenkalkulationsdatei, Datenbankdatei oder sogar ein Textdokument mit der richtigen Formatierung sein. Spreadsheet-Dateien werden am häufigsten verwendet - dieses Anleitung setzt voraus, dass Sie eine Tabelle verwenden.
  • Ihre Datendatei sollte alle Informationen haben, die von der Kopie zum Kopieren ändern müssen. Wenn Sie beispielsweise einen Formularbuchstaben schreiben, halten Ihre Datendatei die Namen und möglicherweise die Adressen aller, die Sie den Brief an senden möchten.
  • Legen Sie in jeder Zelle eine Information in jede Zelle entlang einer Linie, so dass jede Art von Informationen (Vorname, Nachname, Ehre usw. usw.) in einer eigenen Säule ist.
  • Machen Sie sinnvolle Säulnamen. MAIL MERGE liest Daten in Spalten. Es wird davon ausgegangen, dass der erste Eintrag in jeder Informationsspalte der allgemeine Name für diese Art von Informationen ist, also verwenden Sie Namen, die für Sie Sinn ergeben.
  • Starten Sie beispielsweise eine Spalte von Vornamen, indem Sie "Vorname eingeben", setzen Sie dann alle Vornamen darunter ein. Wenn Sie gefragt werden, welches Feld in Ihren Buchstaben einfügt, sehen Sie "Vorname" als Option und erinnern Sie sich an das, was in dieser Spalte enthalten ist.
  • Microsoft Office-Benutzer, die auch Outlook für ihre E-Mail verwenden, können ihr Outlook-Adressbuch als Datendatei stattfinden, falls gewünscht.
  • Bildtitel Tun Sie eine Mail-Merge Step 2
    2. Speichern Sie die Datendatei. Speichern Sie es irgendwo, wo Sie es leicht finden können, und nennen Sie etwas, an das Sie sich leicht erinnern werden.
  • Bildtitel do pro Mail verschmelzen Schritt 3
    3. Schreiben Sie Ihr Hauptdokument aus. Dies ist das Dokument, in dem Sie Informationen einfügen können. Wenn Sie beispielsweise einen Formularschreiben schreiben, ist das Primärdokument der Brief. Jeder Artikel, den die E-Mail-Merge für Sie (z. B. Namen) ausfüllen, sollten vorerst leer bleiben.
    • Methode 2 von 3:
    MAIL MERGE IN MS Office
    1. Bildtitel do pro Mail verschmelzen Schritt 4
    1. Öffnen Sie den E-Mail-Merge-Task-Bereich. Klicken Sie aus Ihrem primären Dokument auf den Bereich, um es zu öffnen. Wenn Sie es nicht sehen, öffnen Sie das Menü Extras und wählen Sie MAIL MERGE aus der Liste aus.
  • Bildtitel Tun Sie einen E-Mail-Merge-Schritt 5
    2. Beantworten Sie die Fragen des MS Office. Das Post-Merge-Tool im Büro verfügt über ein paar Schritte, um Ihr Leben leichter zu erleichtern, indem Sie Ihre Dateien geschickt und genauer verschmelzen.
  • Beginnen Sie mit dem Erzählen, welche Art von Dokument Sie schreiben. Klicken Sie auf die beste Passform, und klicken Sie dann auf Weiter.
  • Erzählen Sie es, was "Start-Dokument" (Hauptdokument) verwenden, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie diesen Schritten befolgt haben, sollten Sie in der Lage sein, "dieses Dokument verwenden" auswählen können." Weiter klicken.
  • Bildtitel Tun Sie eine Mail-Merge-Schritt 6
    3. Wählen Sie die Datei, um zusammenzuführen. Dies ist die Datendatei, die Sie zuvor erstellt haben. Wählen Sie das entsprechende Optionsfeld aus und klicken Sie auf Weiter, um nach der Datei zu suchen, und schließen Sie es an Ihr Hauptdokument an.
  • Wenn Sie Ihr Outlook-Adressbuch bevorzugen, klicken Sie stattdessen auf diese Option.
  • Bildtitel Tun Sie eine Mail-Merge-Schritt 7
    4. Wählen Sie, welche Daten verwendet werden. Das Büro ermöglicht es Ihnen, Informationen, wie Sie möchten, auszuwählen oder aufzuwählen. Auf diese Weise können Sie auswählen, welche Informationen in der Datendatei, die Sie in das Primärdokument zusammenführen möchten, und die Datendatei im Laufe der Zeit nützlicher machen, wenn Sie es für verschiedene Dinge verwenden. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter.
  • Die Daten können durch Klicken auf die Header jeder Spalte sortiert werden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie schnell durch viele Informationen durchsuchen müssen.
  • Bildtitel Tun Sie eine Mail-Zusammenführungsschritte 8
    5. Datenfelder einfügen. Auf der nächsten Seite des Task-Bereichs werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument zu schreiben, wenn Sie dies noch nicht getan haben, und mit einem Array von Optionen zum Einfügen von Daten aus der Datei in das Dokument dargestellt.
  • Legen Sie ein Datenfeld ein, indem Sie den Cursor platzieren, an dem das Feld angezeigt wird, und klicken Sie dann auf die entsprechende Taste, um ihn dort einzulegen.
  • Sie können fehlerhafte oder doppelte Datenfelder löschen, indem Sie den Löschschlüssel drücken, dasselbe wie ein normaler Buchstabe oder Nummer.
  • Die voreingestellten Optionen ändern sich leicht, basierend auf welcher Art von Dokument, in dem Sie dem Büro gesagt haben, dass Sie schreiben. Büro hat das Beste, die entsprechenden Informationen aus den Daten auszufüllen, die Sie ihm geben. Wenn Sie beispielsweise einen Formular-Business-Buchstaben schreiben, sehen Sie möglicherweise eine Option zum Einfügen eines Adressblocks, der den Vor- und Nachnamen und der vollständige Adresse des Empfängers und die vollständige Adresse in einigen Zeilen ordentlich organisiert ist.
  • Einige der voreingestellten Optionen öffnen zusätzliche Fenster, um geeignete Informationen einzugeben. Dies sind alle mehr oder weniger unkompliziert und leicht zu verstehen.
  • Wenn Sie ein Preset verwenden und nicht in der Lage sind, die richtigen Informationen nicht finden zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche "Übereinstimmungsfelder", um das Programm zu unterrichten, das der Ihrer Feldnamen ihren Standardnamen entspricht. Sie können es beispielsweise zeigen, dass die Kategorie "Familienname" in Ihrer Datendatei verwendet werden soll, um "Nachname" Daten in einem Adressblock auszufüllen.
  • Um Ihre eigenen Felder zu verwenden, klicken Sie auf "Weitere Optionen"."Sie können die Namen sehen, die Sie jeder Spalte angeben und stattdessen verwenden.
  • Bildtitel Tun Sie einen E-Mail-Merge-Schritt 9
    6. Überprüfen Sie Ihre Briefe. E-Mail-Merge zeigt nicht die spezifischen Informationen in den Feldern, die Sie auf Ihr primäres Dokument anwenden, bis Sie ihn ausdrucken, aber das Büro bietet eine Preview-Funktion an, mit der Sie überprüfen und sicherstellen können, dass Informationen entsprechend dem Richtigen der Informationen angezeigt werden Felder in Ihrem Dokument. Fühlen Sie sich frei, um es zu benutzen, bis Sie zufrieden sind, dass alles in Ordnung ist.
  • Bildtitel Tun Sie einen Mail-Merge-Schritt 10
    7. Beenden Sie die Zusammenführung. Der letzte Bildschirm des E-Mail-Merge-Aufgabenbereichs informiert Sie darüber, dass alles an Ort und Stelle ist, und es ist bereit, Ihre Dokumente zu drucken. Eine Reihe von Informationen erscheint pro Dokument gedruckt, und das Programm wird so viele Kopien ausdrucken, da es Sets von Informationen gibt.
  • Wenn Sie einzelne Bearbeitungen an bestimmte Buchstaben erstellen möchten, können Sie dies auch aus diesem Task-Fenster-Bildschirm tun, indem Sie zuerst auf "Einzelbuchstaben bearbeiten" klicken.
    • Methode 3 von 3:
    Mail verschmelzen in OpenOffice.org
    1. Bildtitel Tun Sie einen E-Mail-Merge-Schritt 11
    1. Erstellen Sie eine Datenbank. In OpenOffice.Org, eine Datenbankdatei ist immer für eine E-Mail-Zusammenführung erforderlich. Sie können jedoch immer noch Ihre Daten in einer Tabelle erstellen.
    • Öffnen Sie in Ihrem primären Dokument das Dateimenü und wählen Sie, um eine neue Datenbankdatei zu erstellen.
    • Wählen Sie in dem angezeigten Fenster die Option "Verbinden mit einer vorhandenen Datenbank an. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tabellenkalkulation" und klicken Sie dann auf Weiter.
    • Direkter OpenOffice auf dem nächsten Bildschirm.Org in der Tabellenkalkulationsdatei, die Sie verwenden möchten. Sie können wählen, ob das Kennwort die Datenbank schützen oder nicht, indem Sie das Feld unter dem Dateispeicherort prüfen. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie bereit sind.
    • Wählen Sie auf diesem Bildschirm aus, ob Sie die Datenbank registrieren, um später den Zugriff zu erleichtern, und entscheiden Sie, ob Sie die Datenbankdatei öffnen möchten, um sie jetzt zu bearbeiten. (Sie müssen wahrscheinlich nicht, ob Sie gerade die Tabellenkalkulationsdatei erstellt haben.) Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Datenbank zu speichern.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie die Datenbank einen Namen geben, an den Sie sich leicht erinnern können.
  • Bildtitel Tun Sie einen Mail-Merge-Schritt 12
    2. Fügen Sie Ihre Felder ein. Nun, da Sie Ihre Informationen in eine Datenbank verknüpft haben, die OpenOffice.Org kann verstehen, es ist eine einfache Angelegenheit, diese Datenbank für das Verschmelzen von E-Mail zu verwenden, solange Sie wissen, wo Sie suchen.
  • Wählen Sie im Menü Insert `Felder, und dann "andere..."Aus dem Untermenü. Alternativ können Sie Control-F2 eingeben.
  • Klicken Sie auf dem angezeigten Fenster auf die Registerkarte "Datenbank".
  • Klicken Sie im unteren rechten Teil des Fensters auf die Schaltfläche Durchsuchen und finden Sie die gerade erstellte Datenbankdatei.
  • Nachdem Sie Ihre Datenbank ausgewählt haben, erscheint sie in der Liste "Datenbankauswahl" auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
  • Wählen Sie in der Liste "Typ" auf der linken Seite des Fensters "Mail-Merge-Felder aus."
  • Klicken Sie auf die + neben Ihrer Datenbank, und eine Tabellenkalkulationsdatei sollte darunter angezeigt werden. Klicken Sie auf die + neben Das, Und Sie sehen die Feldnamen, die Sie gewählt haben, wenn Sie Ihre Tabelle erstellt haben.
  • Wählen Sie aus, welches Feld Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf Inserte, um das Feld in Ihrem Hauptdokument zu platzieren.
  • Denken Sie daran, den Cursor zu platzieren, in dem Ihr Feld, in dem Ihr Feld eingefügt werden soll, bevor Sie einfügen, oder Sie müssen schneiden und einfügen, um sie in die richtige Position zu verschieben.
  • Wie im Büro werden Textfelder in Ihrem Hauptdokument wie alphanumerische Zeichen behandelt. Sie können sie mit der Leertaste verschieben und sie mit dem Löschschlüssel löschen.
  • Bildtitel Tun Sie eine Mail-Merge-Schritt 13
    3. Beenden Sie die Zusammenführung. Überprüfen Sie jedes Feld für die richtige Platzierung. Wenn Sie bereit sind, drucken Sie Ihr Hauptdokument aus. E-Mail-Merge druckt eine Kopie für jeden Satz von Einträgen in der Datei, die Sie in das Dokument zusammengefügt haben.

    • Tipps

    Textverarbeitungsprogramme haben häufig Vorlagen, mit denen Sie primäre Dokumente erstellen können.
  • Stellen Sie sicher, dass sich Felder in die spezifischsten Begriffe unterbrechen. Sie könnten zum Beispiel den eigentlichen Titel verwenden (MR., Frau., Miss), Vorname und Nachname für den Namen. Das sind drei Felder für Namen, also verwenden Sie in jeder Spalte drei separate Spalten mit einem Feldtyp.
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