So konvertieren sie eine libreoffice-tabelle in eine datenbank für e-mail-merge-dokumente

Distungieren Sie, wie Sie eine Adressordnungskalkulation in LibreOffice Calc erstellen, die in einem LibreOffice-Writer-E-Mail-Zusammenführen verwendet werden soll. Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt und im richtigen Format speichern und im richtigen Format speichern, müssen Sie ihn an den Schreiber anschließen, bevor Sie die Beschriftungsfelder in Ihrem Dokument aufnehmen können. Glücklicherweise kommt LibreOffice Writer mit einem schnellen Erstellungswerkzeug mit einem schnellen Datenbank, das den Prozess ein Stück Kuchen macht.

Schritte

Teil 1 von 3:
Erstellen der Tabelle
  1. Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 1
1. Open LibreOffice Calc. Sie finden es in Ihrem Windows-Startmenü oder in Ihrem Mac-Anwendungsordner. Calc ist eine Tabellenkalkulation-App, die Microsoft Excel- und Google-Blätter sehr ähnlich ist.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 2
    2. Beschriften Sie Ihre Spaltenheader. Sie möchten relevante Header-Titel wie Name, Adresse, Statordzip usw. verwenden. Diese Etiketten sollten in separate Zellen in der ersten Reihe der Tabelle gehen.
  • Es kann hilfreich sein, jede Spalte für die kleinste Informationsmenge zu kennzeichnen. Anstelle einer einzelnen Spalte mit dem Namen Adresse können Sie beispielsweise StreetAddress, Status und Reißverschluss verwenden. Anstelle einer Spalte für den Namen können Sie den Vornamen und Nachnamen machen.
  • Die tatsächlichen Header-Säulen sollten an Ihre Bedürfnisse personalisiert werden.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 3
    3. Füllen Sie Spalten mit den zu fusionenden Daten. Jede Zeile sollte die Daten für einen Kontakt enthalten. Nachdem Sie den ersten Kontakt in der ersten verfügbaren Zeile eingeben, geben Sie den nächsten Kontakt in der nächsten Zeile ein und so weiter.
  • Sie müssen keine speziellen Formatierungen oder Stile (z. B. Fettdruck) verwenden, da die Daten von Ihrem E-Mail-Merge-Dokument formatiert werden.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 4
    4. Speichern Sie die Datei wie im ODF-Dateiformat. Das ODF-Dateiformat endet mit der .ODS-Dateierweiterung, die ein wenig seltsam erscheinen mag, aber es ist richtig. So speichern Sie die Tabelle:
  • Drücke den Datei Menü oben links und ausgewählt Speichern als.
  • Navigieren Sie in den Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten. Sie müssen sich an diesen Ort erinnern.
  • Wählen ODF-Tabelle (*.ODS) von dem "Speichern unter" oder "Format" Dropdown-Menü.
  • Klicken speichern. Fühlen Sie sich an dieser Stelle frei, um die Calc-App zu schließen.
    • Teil 2 von 3:
    Verbinden der Tabelle
    1. Bildtitel Konvertieren Sie eine LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 5
    1. Open Libre Writer. Sie finden es in Ihrem Windows-Startmenü oder in Ihrem Mac-Anwendungsordner.
    • Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie Ihren Brief oder Ihr Dokument noch dokumentieren - Sie verbinden einfach die Adressen an den Schriftsteller.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 6
    2. Öffnen Sie den Adressendaten-Quellassistenten. Mit diesem Tool können Sie eine Datenbank aus Ihrer Tabelle erstellen. Um dies zu tun:
  • Drücke den Datei Menü oben links.
  • Klicken Zauberer auf der Speisekarte.
  • Klicken Adressdatenquelle.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabellenkalkulation in eine Datenbank für E-Mail-Merge-Dokumente Schritt 7
    3. Wählen "Andere externe Datenquelle" und klicken Nächster. Es ist die letzte Option.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 8
    4. Drücke den die Einstellungen Taste. Das "Adressdatenquelle erstellen" Fenster wird angezeigt.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 9
    5. Wählen "Kalkulationstabelle" und klicken Nächster. Dies sagt der Schriftsteller an, dass Sie mit dem Tabellenkalkulationsformat arbeiten.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabellenkalkulation in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 10
    6. Wählen Sie das Tabellenkalkulation aus, das Sie erstellt haben, und klicken Sie auf Nächster. Klicken Sie dazu auf das Durchsuche Taste, navigieren Sie zu der Tabellenkalkulation mit Adressen (endet mit dem .ODS-Dateiendung), und doppelklicken Sie auf die Tabellenkalkulation, um sie auszuwählen.
  • Um zu überprüfen, ob Sie eine Tabellenkalkulation ausgewählt haben, die verwendet werden kann, klicken Sie auf das Testverbindung Schaltfläche an der rechten unteren Ecke. Sie sollten eine Nachricht sehen, die besagt, dass die Verbindung erfolgreich eingerichtet wurde. Wenn Sie einen Fehler sehen, haben Sie möglicherweise die falsche Datei ausgewählt oder in dem falschen Format gespeichert.
  • Bildtitel Konvertieren eines LibreOffice-Tabellenblatts in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 11
    7. Drücke den Fertig Taste. Nun, da Sie mit der Tabelle angeschlossen haben, können Sie die Daten importieren.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 12
    8. Klicken Nächster weitermachen. Tun nicht drücke den "Feldzuordnung" Taste, da es nicht für Ihre Tabelle funktioniert.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 13
    9. Nennen Sie die Datenbankdatei (.ODB). Werfen Sie einen Blick auf den Dateinamen in der "Lage" Feld - Die Datei wird aufgerufen "Adressen.Odb" standardmäßig. Sie können diesen Namen behalten, wenn Sie möchten, oder ändern Sie es an etwas anderes - erinnern Sie sich einfach daran, das zu halten .ODB am Ende des Dateinamens.
  • Wenn das "Betten Sie diese Adressbuchdefinition in das aktuelle Dokument ein" Box wird aktiviert, deaktivieren Sie es jetzt.
  • Das "Adressbuchname" Feld ist die Art und Weise, wie diese Adressliste in anderen LibreOffice-Apps angezeigt wird. Fühlen Sie sich frei, dies zu ändern, wenn Sie möchten.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Merge-Dokumente Schritt 14
    10. Klicken Fertig. Ihre Tabellenkalkulation ist jetzt an LibreOffice Writer angeschlossen und bereit, in Ihrer E-Mail-Verbindung verwendet zu werden.
  • Die Datenbank bleibt auch für den Einsatz in zukünftigen Formularen oder Dokumenten verfügbar.
    • Teil 3 von 3:
    Erstellen Ihres E-Mail-Merge-Dokuments
    1. Bildtitel Konvertieren Eine LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 15
    1. Öffnen Sie ein neues Dokument in LibreOffice Writer. Wenn Sie bereits Ihren Formular, das Label-Blatt oder Ihre Umschlagvorlage erstellt haben, öffnen Sie es jetzt.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 16
    2. Öffnen Sie das Bedienfeld Datenquellen. Klicken Sie dazu auf das Aussicht Menü oben und dann auswählen Datenquellen. Sie sehen die Werte Ihrer Adresskalkulationstabelle im Feld oben im Dokument. Das Panel bleibt da, um die Dinge für Sie leicht zu machen.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 17
    3. Formatieren Sie das Dokument, während Sie es erscheinen möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Formularschreiben schreiben, komponieren Sie den Buchstaben, wie Sie es ansehen möchten.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Merge-Dokumente Schritt 18
    4. Ziehen Sie die Datenspalte-Header an ihre entsprechenden Speicherorte. Die Datenspalte-Header sind die grauen Etiketten über den Adressdaten in dieser oberen Platte. Wenn Sie beispielsweise einen Brief komponieren und möchten, dass es beginnt "Sehr geehrter (Vorname)," Sie würden das Wort eingeben sehr geehrter, Zieh den Vorname Spaltenkopf, an dem Sie einen Namen eingeben würden, und geben Sie ein Komma ein.
  • Wenn Sie einen Spaltenheader an den gewünschten Ort ziehen, wird es auf beiden Seiten (EX:) mit Dreieckhalterungen angezeigt.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 19
    5. Speichern Sie Ihr Dokument. Um sicherzustellen, dass nichts mit Ihrer harten Arbeit passiert, klicken Sie auf das Datei Menü und Select Speichern als. Die Datei sollte mit der Datei gespeichert werden .ODT-Dateierweiterung, also auswählen ODF-Textdokument (*.ODT) von dem "Speichern unter" oder "Format" Speisekarte.
  • Bildtitel Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für E-Mail-Zusammenführungsdokumente Schritt 20
    6. Drucken Sie Ihr Dokument. Die Schritte, die dies tun, variieren je nach dem, was Sie drucken.
  • Wenn Sie einen Formularbuchdruck drucken, klicken Sie auf das Datei Menü und Select Drucken. Sie werden gefragt, ob Sie einen Formularbuchstaben auswählen möchten Ja wann aufgefordert. Wenn Sie keine Buchstaben für alle Personen in der Adressliste drucken möchten, halten Sie die Strg (PC) oder Befehl (Mac) -Taste, wenn Sie auf diejenigen klicken, die Sie drucken möchten. Klicken OK, und dann wie gewünscht drucken.
  • Wenn Sie Etiketten erstellen, gehen Sie zu Datei > Neu > Labels, Wählen Sie die Datenbank, Tabelle und Felder aus. Wählen Sie an der Unterseite den Typ der Etikettenpapier aus, auf das Sie drucken (e.G., AVERY A4) und andere zusätzliche Beschriftungseinstellungen, und klicken Sie dann auf speichern. Von dort, auf der Optionen Registerkarte, Klick Inhalt synchronisieren, und dann Neues Dokument So erstellen Sie Ihr Etikettenblatt. Sie können dieses Dokument dann nach Bedarf mit der Auswahl drucken Datei > Drucken.

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