3 Möglichkeiten, ein Papierabrufsystem zu arrangieren

Wenn Sie sich in Business oder Schule befinden, für die Sie mit mehreren Kunden oder Projekten zusammenarbeiten müssen, ist ein ordnungsgemäßes Anmeldesystem kritisch. Es gibt mehrere Methoden zum Anmelden, aber letztendlich sollte Ihr System Ihre Anforderungen widerspiegeln. Der beste Weg, sich auf ein effizientes System vorzubereiten, ist, ein paar Tage zu reservieren, um ausschließlich an der Organisation zu arbeiten.

Schritte

Methode 1 von 3:

Vorbereitung auf ein neues Anmeldesystem

1. Sammeln Sie alle Ihre Materialien. Sie müssen alle Ihre Papierkram übersetzen, bevor Sie versuchen, ein ordnungsgemäßes System einzurichten. Gehen Sie durch alle Orte, an denen Sie Papierkram haben, und legen Sie sie alle in einem Stapel auf. Verbringen Sie Zeit, um sicherzustellen, dass Sie alle aktiven und inaktiven Arbeit ordnungsgemäß berücksichtigen können.

Planen Sie vor der Zeit, indem Sie einen Tischplatz löschen, um an Ihren Papieren zu arbeiten.
Wenn Sie die Papierkram eines anderen in einem neuen Aktensystem anpassen, entfernen Sie alle Dokumente aus dem aktuellen System. Es wird besser für Sie, um alle Dokumente umzugehen und sich auf ein neues System vorzubereiten.

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2. Gehen Sie alle Dokumente durch. Dies ist der harte Teil des Prozesses, aber es ist auch ein entscheidender Schritt, um organisiert zu werden. Trennen Sie alle Dateien, die auf dem, was sie sind, wie beispielsweise Kontoauszüge, Kreditkartenrechnungen und Hypothekenzahlungen. Es mag langweilig erscheinen, sondern jedes Dokument in Ihrem Haufen durchlaufen, um zu bestimmen, mit dem Sie arbeiten.

Sie müssen jedes Papier nicht lesen, aber ein kurzer Skim wird Ihnen helfen.

Post-it-Notizen sind gut, um wichtige Papiere zu markieren, von denen Sie wissen, dass Sie Zeit verwenden müssen.

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3. Pfähle einrichten. Wenn Sie anfangen, durch Ihre Unterlagen zu sortieren, wäre es hilfreich, zusammenhängende Papiere zusammen zu halten. Sie können alle Papiere in Bezug auf den Client "Nickelback" in einem Stapel platzieren. Ein anderes Beispiel ist, Ihre Arbeit auf der Grundlage von Monaten zu stapeln.

Ein Gefühl von chronologischer Reihenfolge könnte für Ihre Anforderungen erforderlich sein.

Stellen Sie Prioritäten fest, während Sie durch Papierkram sortieren. Wenn Sie auf Papiere sehen, die außergewöhnlich wichtig sind, setzen Sie sie auf ihren jeweiligen Haufen.

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4. Reduzieren Sie, wie Sie fit sehen. Ein weiterer Haufen, den Sie erstellen können, ist der Müllhaufen. Sie müssen keinen Haufen Ihrer Unterlagen wegwerfen, aber Sie sollten die unwichtigen Papiere von den anderen Pfählen trennen. Sie könnten sogar einen sonstigen Haufen einrichten, in dem zufällige Papiere gehen könnten.

Wenn Sie zu 100% sicher sind, dass Sie keine Unterlagen benötigen, können Sie keinen lidernarischen Link mit einem anderen Dokument zeichnen, verwerfen Sie sie. Überprüfen Sie mit Ihren Vorgesetzten, wenn Sie etwas wegwerfen dürfen, bevor Sie mit etwas folgen.

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5. Verwenden Sie Manila-Ordner. Halten Sie die Dinge einfach für sich selbst, indem Sie billige Manila-Ordner verwenden. Dies wird Ihre Fonds nicht verletzt und ermöglicht es Ihnen, ein Anmeldesystem auszuführen, das Sie möchten. Sie können ein Pack von Manila-Ordnern aus einem beliebigen Büroversorgungsladen erhalten.

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6. Übertragen Sie Ihre Pfähle. Verwenden Sie die Stapel, die Sie früher etabliert haben, um als Führer für Ihre Ordner zu fungieren. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt jedes Ordners auch organisiert ist. Sie können entweder die Inhalte der Datei basierend auf der Wichtigkeit des Papiers oder der Chronologie organisieren.

Vermeiden Sie das Anordnen der Inhalte eines Dateien basierend auf dem Alphabet. Die alphabetische Organisation funktioniert effizienter, um Gruppen von Dateien zu organisieren.

Legen Sie die Manila-Ordner in ein File-Schrank, während Sie die Ordner füllen.

Methode 2 von 3:

Erstellen eines Systems für Sie

1. Verwenden Sie ein alphabetisches Aktensystem. Ein alphabetisches Aktensystem funktioniert gut, wenn Sie Namen von Personen, Kunden, Autoren, Namen von Filmen, Büchern oder usw. abrufen müssen. Vorausgesetzt, Sie verwenden Begriffe, die leicht abzurufen sind, ist ein alphabetisches Aktensystem oft das einfachste System zu verwenden.

Der beste Weg, um Dateien zu drucken und abzurufen, ist die Beschriftung jeder Datei. Manila-Ordner verfügen über eine zusätzliche Registerkarte, um Dateien zu beschriften, die Ihren Abrufprozess erleichtern.
Wenn Sie Kunden handhaben, ist es effizienter, nach dem Nachnamen alphabetisch zu sein.
Wenn Sie viele Dateien haben, ziehen Sie in Betracht, Buchstabenabschnitte zu erstellen, um Ihnen zu organisieren. Abschnittsteiler sind groß und enthalten einfach einen Buchstaben. Sie können auch die Buchstaben in Paaren wie "A-D" oder "F-K teilen."

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2. Verwenden Sie eine aktuelle Bestellung. Wenn du Arbeit oder Studie In einer Vielzahl von Fachgebieten kann ein Subjekt- oder Themenreihenfolge eine sehr nützliche Art sein, Informationen abzurufen. Wenn Sie beispielsweise das Recht studieren, könnten Sie Themenüberschriften, Verfassungsgesetz, Tortformen, Verwaltungsrecht, internationales Recht usw.

Der beste Weg, um aktuelle Informationen zu organisieren, ist über Abschnittsteiler. Beschriften Sie Ihre Abschnitts-Trennwände auf der Grundlage der Inhalte wie "Admin-Gesetz."

Dieses System funktioniert am besten, wenn Sie mehrere verschiedene Themen haben. Wenn Sie dies nicht tun, bleiben Sie mit einer oder zwei Trennwände und nicht viel von einem organisierten System.

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3. Versuchen Sie numerische Einreichung. Diese Art des Anmeldesystems ist ideal für Dateien, die Termine oder Zahlen enthalten. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen, Quittungen, datierte Ereignisse usw. haben., Das numerische System kann ein einfaches System wieder finden. Sie können auch den Monats- und Jahreskennzeichnung für diese Option in Betracht ziehen. Für diejenigen, die in einer Umgebung arbeiten, die die Nummerierung für Papiere wie medizinische Dateien, Gesetzgebungsunterlagen, Gerichtsfälle usw. nutzt., Nummerierung ist eine nützliche Abrufmethode.

Verwenden Sie dieses System nur, wenn Sie sich mit mehreren Zahlen anzünden und Informationen aus diesen Zahlen abrufen können.

Markieren Sie auf der Anmelderegisterne die Zahlen oder Termine und organisieren Sie basierend auf dem nummerierten Wert. Beginnen Sie mit "1" und lassen Sie die folgenden Nummern den Wert erhöhen.

Wenn Sie mit Monaten einreichen, beginnen Sie mit Januar und bewegen Sie sich bis zum Dezember. Sie profitieren für jeden Monat mit Abschnittsnahrzeug.

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4. Verwenden Sie die Farbcodierung. Dies ist großartig für kreative Ablagerungen und ist besonders effektiv für diejenigen, die mit einem guten visuellen Rückruf. Es kann dazu beitragen, verschiedene Themen auf der Grundlage der Farbcodierung aufzunehmen.Sie können Code eines der oben genannten Techniken zum Anmelden färben. Sie können auch eine Kombination von Organisierungssystemen verwenden, indem Sie Farbcodes mit einem anderen System zusammenführen.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre etablierte Füllmethode Farbe hinzuzufügen, ist die Verwendung von Highlights. Sie können ein Vielfaltspaket von Highlights von jedem Shop von Office Supplies erwerben.

Eine andere Möglichkeit, die Farbcodierung zu implementieren, besteht aus einer Vielzahl farbiger Ordner.

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5. Verwenden Sie ein Frequenzsystem. Dies funktioniert gut für Elemente, die Sie ständig verwenden, aber sollte kein eigenständiges System sein. Es muss ein anderes System abgeben, beispielsweise das alphabetische System. Fügen Sie die häufig verwendeten Informationen zu einem gruppierten Raum in Ihrem Anmeldebereich hinzu, so dass er schnell abgerufen werden kann, beispielsweise an der Front einer Anmeldekabinettschublade.

Sie müssen vorsichtig sein, dass Sie nicht mit diesem System unorganisiert werden. Halten Sie das Projekt, an dem Sie derzeit an der Front arbeiten, garantieren nicht immer eine effiziente Organisation.

Methode 3 von 3:

Ein organisiertes System aufbewahren

1. Papierkram sofort ein. Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihr Anmeldesystem effizient läuft, ist das Anmeldepapier, während Sie es verarbeiten. Das Anmeldesystem wird nicht funktionieren, wenn Sie Anmeldepapiere ablegen. In die Gewohnheit der Anmeldepapiere helfen auch Ihrer Produktivität und Ihrem Workflow.

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2. Halten Sie Ihren Platz aktualisiert. Alle paar Monate sollten Sie Ihr Anmeldesystem durchlaufen und einen kurzen Sweep machen. Sie müssen nicht alle Ihre Papiere überprüfen, wie Sie für die Erstorganisation getan haben. Überprüfen Sie alle Dateien und stellen Sie sicher, dass alles organisiert ist und an der richtigen Stelle.

Nach den ersten Monaten könnten Sie auch widerspiegeln, wenn das von Ihnen ausgewählte System für Sie arbeitet.

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3. Reinigen Sie Ihren Raum. Einmal im Jahr sollten Sie eine größere Reinigung Ihres Arbeitsbereichs durchführen. Möglicherweise haben Sie einige Dateien, die Sie regelmäßig verwenden, aber Sie sollten jetzt die anderen Dateien durchlaufen, die Sie weniger verwenden. Öffnen Sie die Dateien, die Sie weniger verwenden, und lesen Sie alle Ihre Dokumente, um zu sehen, ob keine unnötigen Unterlagen vorhanden sind.

Nehmen Sie alle Dateien aus und wischen Sie den Anmeldeschrank mit einem feuchten Waschlappen ab, um den Staubaufbau zu entfernen.

Tipps

Diese Prinzipien können auch für Computer oder andere elektronische Anmeldegruppierungen gelten.

Verwenden Sie einen Index für Dateien, die nicht alphabetisch platziert sind. Dies sollte alphabetisch angeordnet sein, sodass Sie Ihre Dateien schnell suchen können. Setzen Sie diesen Index an der Vorderseite der Datei.

Beginnen Sie mit dem Spülen und sortieren Sie sich durch Ihre Pfundpapier und verwenden Sie Post-it-Notizen, um in Kategorien zu sortieren, und dann Unterkategorien.

Es ist nützlich, eine Verschiedene Datei für Elemente zu haben, die nirgendwo anders ordentlich passen.