Wie kann man Business Operations (mit Bildern)

Computering Business Operations ist ein effektiver Weg, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren, große Mengen an Informationen und Daten genau zu verwalten und in kürzester Zeit mehr Arbeit zu erreichen. Werbung, Buchhaltung, Kundeninformationsmanagement und Interoffice-Kommunikation sind Geschäftsprozesse, die von der Computerisierung profitieren. Die Entscheidung, den Unternehmensbetrieb zu computerisieren, erfordert die Eingabe von allen Ebenen der Organisation. Wichtige Details müssen in Betracht gezogen werden, einschließlich Entscheidungen über Computerhard- und Softwarekäufe, spezialisierte Computertrainingsanforderungen und einen systematischen Ansatz für den Dateneintritt und -management.

Schritte

Teil 1 von 3:

Computerisierungsoptionen bewerten

1. Brainstorming und Forschungsbereiche, in denen die Computerisierung nützlich sein könnte. Nehmen Sie sich Zeit, um zu berücksichtigen, was automatisiert werden könnte, um Ihre Geschäftstätigkeit zu verbessern. Nachdenken über arbeitsintensive Arbeit, die mit Software vereinfacht oder verbessert werden kann. Alternativ betrachten Sie die Systeme, die möglicherweise gesichert werden müssen (wie Rechnungswesen oder Personalakten). Fragen Sie andere Unternehmer, was sie automatisiert haben und wie sie ihre Operationen beeinträchtigt hat.

Sie können auch Handelsveröffentlichungen und Industriejournale lesen, um Computerisierungsideen zu erhalten.

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2. Wenden Sie sich an alle Mitarbeiter. Treffen Sie sich mit Managern und Abteilungsköpfen. Bitten Sie sie, eine Liste aller Aktivitäten zu erstellen, die möglicherweise computergesteuert werden können. Handschriftenabrechnungsprüfungen und Umschlagetiketten, manuelles Berechnung der Produktsummen und Umsatzsteuer, und die Outsourcing-FLIER-Produktion an Drucker sind nur einige Beispiele für Aufgaben, die in einem Computer im Haus erfolgen können.

Bitten Sie Manager, sich mit ihren Mitarbeitern zu treffen. Fügen Sie Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens in das Gespräch ein, um ein System umzusetzen, das allen profitiert.

Beispielsweise kann ein Liefertreiber, dessen Hauptaufgabe der Ware zur Verfügung steht, Zeit von einer Unternehmensinvestition in ein GPS-System sparen, anstatt Anweisungen von Hand zu schreiben oder eine Karte zu konsultieren.

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3. Überlegen Sie die Verwendung von Buchhaltungssoftware. Der erste Schritt, in dem viele Unternehmen das Computerisieren ihrer Operationen aufnehmen, ist der Einsatz von Buchhaltungssoftware. Mit dieser Software können Sie Ihre Konten mitverfolgen, Ihre Mitarbeiter bezahlen, Jahresabschluss erstellen und Ihre Steuern einreichen (oder einige dieser Optionen anbieten, je nachdem, welche Software Sie wählen). Es kann auch sicherstellen, dass Ihre finanziellen Daten außerhalb von Offseite gesichert werden, falls Sie sie benötigen. Accounting-Software kann ersetzen, was physische Bücher ersetzen kann, die mit einer einfach zugänglichen Computerversion unorganisiert oder arbeitsintensiv sind.

Einige bezahlte Optionen umfassen QuickBooks und Freshbooks.

Sie können jedoch auch kostenlose Buchhaltungssoftware wie Wave Accounting verwenden.

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4. Verwenden Sie Computer für Kommunikation und / oder Marketing. Die meisten kleinen Unternehmen verwenden bereits E-Mails und vielleicht Computerfaxe, um die Geschäftskommunikation auszuführen. Diese Methoden ermöglichen niedrigere Kosten, einfachere Möglichkeiten, mit Kunden und Anbietern Informationen mitzunehmen und Informationen zu senden. Software kann jedoch auch für Marketinganstrengungen verwendet werden. Zum Beispiel können E-Mails verwendet werden, um einen Newsletter oder Details eines neuen Produkts an vorhandene Kunden auszusenden.

Ermöglicht kompliziertere Marketing-Software ermöglicht die Verfolgung von Unternehmen, Kundeninformationen zu verfolgen, Leads zu folgen und Marketingkampagnen zu erstellen.

Beispiele sind markto, segmenthru und vocus.

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5. Erhalten Sie spezialisierte Design- oder Fertigungssoftware. Wenn Ihr Unternehmen das Design und die Herstellung von Produkten betraf, kann Software Ihren Produkterstellungsprozess erheblich unterstützen. Entwurfssoftware ermöglicht es Ihnen, virtuelle Modelle Ihres Produkts zu erstellen und Tests auszuführen, ohne einen Prototyp zu erstellen. Darüber hinaus kann diese Software mit Fertigungsprogrammen verknüpft werden, die die Maschinen steuern, sodass Sie den gesamten Erstellungsvorgang auf dem Computer ausführen können.

Die Art der verwendeten Software hängt von Ihrer Branche, dem Produkttyp und von Maschinen ab. Online Suche für Design- und Fertigungssoftware-Pakete, die für Ihre Anforderungen spezifisch sind.

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6. Verwenden Sie Software, um Inventar zu verwalten. Inventarsoftware hilft bei der Bestellung, Erhalt, Verfolgung und Versand des Inventars. Diese Software kann auch mit Buchhaltungssoftware und / oder elektronischen Inventarverwaltungssystemen zusammenarbeiten, um Ihre Vorgänge zu automatisieren. Auf diese Weise können Sie Ihr Inventar leichter kontrollieren, um den Inventarschrumpf zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.

Beispiele sind 3Pl Warehouse-Manager, Bizslate und Cin7.

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7. Verwalten Sie HR und Terminplanung. Software kann auch verwendet werden, um einen Teil Ihrer Mitarbeiterbeziehung zu verwalten. Für eins ermöglichen HR-Software-Pakete, dass Sie Ihren Mitarbeitern bezahlen, an Bord bezahlen und geben. Sie können auch ermöglichen, dass Sie mit den Mitarbeitern Vorteile verwalten oder mit Details, die für unabhängige Auftragnehmer spezifisch sind, abhängig davon, welche Software Sie wählen.

Beispiele umfassen Zenefits, Sumhr und Bambohr.

Darüber hinaus kann andere Software zur Verwaltung der Terminplanung für stündliche Arbeitnehmer und / oder Kundenträger verwendet werden. Diese Programme streamen und verbessern den Planungsprozess, wodurch mögliche Fehler reduziert und Termine vergessen werden.

Beispiele umfassen, wenn ich arbeite, GENBOOK und Booker.

Teil 2 von 3:

Computersysteme installieren

1. Wählen Sie das richtige Software- oder Softwarepaket aus. Wählen Sie die Bereiche aus, in denen die Software die meisten verbessern kann. Forschungssoftware und Softwarepakete (Gruppen von miteinander verbundenen Programmen), die Ihre Anforderungen erfüllen und in Ihr Budget entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr gesamtes Budget nicht auf Software bauen, da Sie noch Hardware erwerben müssen, und zahlen Sie für zufällige Kosten wie Mitarbeiterschulung, Systeminstallation und Sicherheitssoftware.

Seien Sie sicher, dass Sie die Open-Source-Software untersuchen. Es hat möglicherweise nicht alle Funktionen, die Sie in einigen Fällen benötigen, aber es ist kostenlos und kann als gute Einführung in die Computerisierung dienen.
Programme wie Sugarcrm (für Kundenmanagement) und einfache Rechnungen (für Rechnungsstellung) sind kostenlos online verfügbar.

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2. Identifizieren Sie Ihre Hardwareanforderungen. Überprüfen Sie Ihre Softwarepakete für Hardwareanforderungen. Beachten Sie unbedingt die erforderliche Verarbeitungsleistung, Speicher (RAM), Grafikkarten und Betriebssystem. In den meisten Fällen listet die Software minimale Anforderungen, sodass Sie ein bisschen höher erwägen, so dass Ihr System nicht aktualisiert werden muss, wenn Sie sich für die Änderung der Software in einigen Jahren entscheiden. Zu wissen, welche Art von Hardwaregution Sie benötigen, um Ihre Computersuche zu leiten.

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3. Forschungscomputerhardwareoptionen. Wenden Sie sich an einen Computerexperten, erklären Sie die Prozesse Ihres Unternehmens und fragen Sie nach Hardwarempfehlungen. Die Art des Geschäfts, die Sie ausführen, die Menge der Informationen, die Sie verarbeiten und speichern müssen, und die Geschwindigkeit, mit der die Daten zugegriffen werden müssen, sind alle wichtigen Überlegungen bei der Auswahl von Computerhardware.

Das meiste Geld, das Sie ausgeben, werden wahrscheinlich auf Personalcomputern für Sie und Ihre Mitarbeiter sein. Ihre erste Wahl ist zwischen Desktops und Laptops. Beide liefern die gleichen Fähigkeiten (es sei denn, Sie benötigen sehr leistungsstarke Hardware, um komplexe Programme auszuführen), aber Laptops sind jedoch am teuersten.

Sie bieten jedoch auch mehr Flexibilität an und können die Zusammenarbeit fördern (Mitarbeiter können sich mit Laptops um das Büro bewegen).

Denken Sie daran, bei Bedarf auch Peripheriegeräte für Ihren Computer zu untersuchen. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Monitore, Drucker, externe Festplatten, Scanner oder Tablets für bestimmte Programme oder zur Unterstützung Ihrer Vorgänge.

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4. Vereinbaren Sie Computerinstallationen. Vereinbaren Sie nach Entscheidungen über Hardware- und Softwareoptionen, arrangieren Sie die zu installierenden Computer. Wenn es sich um ein kleines Büro handelt, kann die Aufgabe so einfach sein, dass Sie in den Computern selbst einstecken. Wenn die von Ihnen gekaufte Hardware- oder Softwarefirma, die Sie in der Installation erworben haben, nutzen Sie diese. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme auf- und ausführen, bevor das Installationsprogramm verlässt.

Wenn Ihre Computer miteinander verbunden sein müssen, um Dokumente freizugeben, ein Netzwerk einrichten. Mieten Sie einen temporären oder dauerhaften Netzwerkadministrator, um dies für Sie einzustellen.

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5. Sichern Sie Ihr Computersystem. Wenden Sie sich an einen Computersicherheitsspezialist, um die beste Antivirensoftware auszuwählen. Erkunden Sie die Softwareoptionen für die Sicherung vertraulicher Daten wie Kundenneinformationen und persönliche Informationen für Mitarbeiter. Sie sollten ein Programm kaufen, das Schutz wie Antiviren, Firewall und Netzwerkeinbruchkennung bietet. Für mehr datenempfindliche Unternehmen können Sie einen Schritt weiter mit verschiedenen Verschlüsselungs- und Mitarbeiteridentifikations-Tools annehmen.

Teil 3 von 3:

Computersysteme integrieren

1. Einrichten von Trainingseinheiten für alle Mitarbeiter. Mitarbeiter können mit Computern und spezialisierter Software unterschiedlichen Komfort und Kenntnissen verfügen. Vereinbaren Sie, dass Mitarbeiter auf allen Computeraktivitäten trainiert werden, die für ihre zugewiesenen Aufgaben erforderlich sind. Für komplizierte Systeme möchten Sie möglicherweise den Anbieter von Verkäufern oder Servicetechniker haben.

Stellen Sie sicher, dass Trainingseinheiten gründlich sind, insbesondere für kritische Aufgaben.
Wenn Ihr Unternehmen eine medizinische Klinik ist, um beispielsweise sicherzustellen, dass alle Ärzte und Krankenschwestern gut ausgebildet sind, wie Sie mit kritischen Patienteninformationen eingeben und auf den Zugang zugreifen können.

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2. Starten Sie einen organisierten und logischen Prozess zum Eingeben von Daten. Beginnen Sie mit hoher Prioritätsaufgaben und Projekte mit Pressende Fristen. Implementieren Sie ein System gleichzeitig, damit Ihre Operationen nicht von der Slow-System-Implementierung stimmt. Ihr Gesamtziel sollte sein, um das Computersystem schnell und nahtlos zu integrieren.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise die Computerabrechnung computerisieren wird, priorisieren Sie diese Aufgabe, um rechtzeitige Abrechnungsprüfungen zu gewährleisten.

Erwägen Sie, temporäre Arbeiter für den Dateneintrag einzustellen, wenn er einen erheblichen Betrag davon enthält. Dadurch können Ihre regulären Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze ohne Unterbrechung fortsetzen.

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3. Halten Sie alle Hardcopy-Dokumente. Für den Fall, dass Fehler in der Dateneingabe oder beim Speichern von Daten an das neue System erstellt werden, können Sie möglicherweise alle Ihre Daten verlieren. Um dies zu verhindern, halten Sie alle Hardcopy-Dokumente, z. B. Rechnungen, Client-Datensätze, Mitarbeiterinformationen und andere Dokumente, die wichtige Details enthalten.

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4. In ein Backup-System investieren.Wenden Sie sich an einen Computerspezialisten, um das beste Backup-System für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auszuwählen. Wenn Ihr Unternehmen klein ist, können Sie Ihre Daten regelmäßig an einem tragbaren Speichergerät an einem tragbaren Speichergerät sichern. Für größere Unternehmen umfassen Optionen die Automatisierung des Sicherungsverfahrens über Online-Dateispeicheranbieter und Backup-Server.

Im Idealfall sollten Backups entweder physisch oder online in Cloud-Speicher aufbewahrt werden.