So leitet man eine Übergabe in einem Büro: 12 Schritte (mit Bildern)

Wenn Sie eine Position verlassen, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Manager oder Ihr Vorgesetzter Sie bitten, in der Übergabezeit an Ihrem Nachfolger zu helfen. Organisiert und proaktiv wird dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen einen reibungslosen Übergang hat und Sie mit einem hervorragenden beruflichen Ruf verlassen.

Schritte

Teil 1 von 3:

Organisation Ihrer Übergabe

1. Besprechen Sie die Übergabe mit Ihrem Manager. Sie sollten mit einem detaillierten Diskussion mit Ihrem Manager beginnen, um genau zu bestimmen, wie Sie möchten, dass Sie mit der Übergabe umgehen möchten. Je nach Job und wie Ihr Manager gerne funktioniert, können Sie aufgefordert werden, intensiv in die Übergabe beizutragen. Dies könnte die neue Person einschließen, die Sie für ein paar Tage oder länger abhört.

In den meisten Fällen müssen Sie zumindest ein formelles Handover-Dokument vorbereiten.
Besprechen Sie dies mit Ihrem Manager und erfahren Sie, wie viel Sie dazu beitragen, zu leisten, und was der Fokus Ihrer Übergabe sein sollte.

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2. Erstellen Sie einen frühen Umriss Ihres Handover-Dokuments. Sobald Sie eine klare Vorstellung von den Erwartungen Ihres Managers haben, können Sie anfangen, ein Entwurf eines Übertragungsdokuments zu erstellen. Dies hilft Ihnen, sich selbst zu organisieren und alle verschiedenen Aufgaben und Informationen zu katalisieren, die Sie während der Übergabezeit weitergeben müssen. Dieses Dokument sollte umfassen:

Detaillierte Informationen zu Ihren täglichen Aktivitäten, Aufgaben und Prioritäten.

Ein Umriss der wichtigsten Punkte der Rolle.

Ein klarer Umriss dessen, was von Ihrem Nachfolger erwartet wird.

Eine Liste wesentlicher Dateien, die übergeben werden. Dies kann einen bestimmten Vertrag oder ein Arbeitsprogramm enthalten.

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3. Die losen Enden zu schnüren. Wenn Sie wissen, dass Sie Ihren Beitrag bald verlassen werden, kann es hilfreich sein, ein wenig zusätzliche Arbeit zu verleihen, um sicherzustellen, dass Sie etwaige lose Enden binden. Sie erhalten ein Gefühl der Zufriedenheit, dies zu erreichen, und Sie helfen auch, Ihren Nachfolger mit einem sauberen Schiefer zu beginnen. Dies wird auch dazu beitragen, dass Sie hervorragende Begriffe und einen guten Ruf verlassen.

Das ist nicht immer möglich, aber wenn Sie etwas haben, das fast über der Linie ist, legen Sie ein wenig zusätzliches Arbeit an, um es fertigzustellen.

Eine neue Person, die in einem Deal kommt, wenn es in der Nähe der Linie ist, kann es kämpfen, es geschlossen zu bekommen, weil sie mit all seinen Feinheiten nicht vertraut sind.

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4. Kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen. Bevor Ihr Nachfolger anfangen soll, versuchen Sie, etwas Zeit zu treffen, um einige Zeit mit Ihren Kollegen über die Übergabe zu sprechen, und fragen Sie, ob Ihre Kollegen denken, dass Sie hervorheben sollten. Wenn es ein sich entwickelnde Thema gibt, das Sie nicht bewusst sind, ist dies eine gute Gelegenheit, die Basis zu berühren und herauszufinden.

Die Entwicklung von Problemen wirken sich wahrscheinlich nicht auf Ihre letzten Tage aus, aber wenn Sie sich dessen bewusst sind, können Sie sie Ihrem Nachfolger markieren.

Dies ist auch eine Chance, sicherzustellen, dass jeder weiß, dass Sie verlassen, und wann. Lassen Sie Ihre Kollegen über die Übertragsperiode wissen, damit sie sie berücksichtigen können.

Ihre Produktivität wird während der Übergabe wahrscheinlich verlangsamt, so dass ihre gute Praxis, um Ihren Kollegen eine Vorreiterwarnung zu geben.

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5. Schreiben Sie ein formelles Übergabedokument auf. Der letzte Schritt Ihrer Übergabevorbereitung besteht darin, ein formelles Handover-Dokument abzuschließen. Sie können auf dem Entwurf des Dokuments aufbauen, versuchen Sie jedoch, aufzuwarten und alle wichtigen Informationen einzubeziehen. Sie müssen das Dokument mit Ihrem Manager und einem anderen wichtigen Personal ausführen, das er betreffen wird. Versuchen Sie, dies abgeschlossen zu haben und mindestens ein paar Tage an Ihren Nachfolger zugesandt zu sein, bevor sie anfangen sollen. Der Inhalt variiert von dem Job bis zum Job, aber es kann einige der folgenden Schritte umfassen:

Eine Liste und Zeitplan von Aktionen.

Ein Briefing von laufenden Problemen.

Ein Kalender kommender Ereignisse und Fristen.

Passwörter und Anmeldeinformationen.

Eine Liste nützlicher Kontakte.

Eine Anleitung zum Navigieren von Dateien und Ordnern auf dem Computersystem.

Teil 2 von 3:

Verwalten der Übergabezeit

1. Erlaube so viel Zeit wie möglich. Wenn Ihr Nachfolger im Büro beginnt, sind Sie möglicherweise noch in der Nähe und werden gebeten, eine vollständigere Übergabe zu erledigen. Die Länge davon wird variieren, aber in einigen Fällen erhalten Sie ein paar Tage oder länger, um der neuen Person zu helfen, sich mit dem Job zu greifen. Im Allgemeinen, desto mehr Zeit, die Sie für eine vollständige Übergabe verfügbar sind, desto mehr Informationen können Sie weitergeben.

Es gibt verpflichtet, Dinge zu sein, die Sie vergessen haben, und jemanden schatten, ist ein guter Weg, um sie der Vielfalt der täglichen Tätigkeit freizulegen.

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2. Übergeben Sie die wichtigsten Dokumente persönlich. Während der Übergabe ist es eine gute Praxis, um sicherzustellen, dass alle Schlüsselstücke von Daten und Dokumentation persönlich übergeben werden. Dies hilft Ihnen, sicherzustellen, dass die wichtigsten Dinge angemessen behandelt werden, und Prioritäten sind eindeutig ausgerichtet. Übergabe von Dokumenten Angesicht zu Angesicht bedeutet, dass komplexe Informationen vollständig besprochen werden können, bevor Sie gehen.

Diese Gelegenheit, um wichtige Informationen zu erklären, und für Ihren Nachfolger, um Ihre direkten Fragen zu stellen, ist für eine gute Übergabe von entscheidender Bedeutung.

Dies gibt Ihnen auch eine Gelegenheit, Nuance und Kontext in einer diskutierten Diskussion bereitzustellen, die sonst übersehen wurde.

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3. Machen Sie die Bemühung, zu helfen. Wenn Sie mit Ihrem Nachfolger im Büro sind, sollten Sie immer aufmerksam und proaktiv sein. Bemühen Sie sich, alle auftretenden Probleme zu ermitteln und zu helfen. Ihr Nachfolger kann in den ersten Tagen etwas schüchtern oder eingeschüchtert sein, und möchte Sie möglicherweise nicht mit Fragen streuen.

Stellen Sie sicher, dass Sie klarstellen, dass Sie da sind, um zu helfen, und Sie begrüßen Sie Anfragen.

Dadurch helfen Sie dabei, eine Situation zu fördern, in der die Verantwortung für die Übergabe zwischen Ihnen und Ihrem Nachfolger geteilt wird.

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4. Habe ein endgültiges Übergabe-Treffen. Das letzte, was Sie tun können, bevor Sie die Übergabe abschließen, ist das vollständige Übergabeverfahren mit Ihrem Nachfolger. Bitten Sie Ihren Nachfolger, alle herausragenden Fragen mitzubringen, die sie haben, und die Noten, die sie gemacht haben. Dieses Treffen ist eine großartige Gelegenheit für die neue Person, um sicherzustellen, dass sie ihre Rolle und Verantwortung verstehen.

Alle Unsicherheiten können in der Besprechung aufgeräumt werden.

Je nachdem, wo Sie arbeiten, könnte es umsichtig sein, um Ihren Manager oder Ihren Vorgesetzten einzuladen, um an der Sitzung teilzunehmen.

Sie sollten Ihren Manager sicherlich darüber informieren, wann und wo er findet, und fragen Sie sie, ob sie etwas hinzufügen möchten.

Teil 3 von 3:

Denken an langfristige Entwicklung

1. Highlight verfügbar Unterstützung und Schulung. Versuchen Sie, an die Übergabe als Chance zu denken, dass Sie wirklich dazu beitragen, jemandem die bestmögliche Chance zu geben, erfolgreich zu sein. Sie versuchen nicht nur, Aufgaben und Arbeitsplätze abzugeben, sondern versuchen, den beruflichen Entwicklung Ihres Nachfolgers und der langfristigen Gesundheit Ihres ehemaligen Arbeitgebers zu unterstützen.

Tun Sie dies, indem Sie auf alle relevanten Schulungsmöglichkeiten zeigen, von denen Sie wissen.
Wenn Sie den Job begonnen haben, haben Sie eine Reihe von Training erhalten, um Ihnen anzunehmen und sich zu entwickeln.
Stellen Sie sicher, dass Sie dies Ihrem Nachfolger erwähnen, und ermutigen sie, die Möglichkeiten zu erkunden.

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2. Vernachlässigen Sie nicht die Arbeitskultur. Wenn Sie Zeit mit der Person verbringen, die Ihre Position füllen wird, ist es wichtig, sich nicht nur auf technische Aspekte des Jobs zu konzentrieren. Jeder Ort hat ein einzigartiges Arbeitsumfeld und eine einzigartige Kultur, die für einen Neuankömmling einschüchtern oder verwirrend sein kann. Stellen Sie sicher, dass Sie etwas Zeit einstellen, um die neue Person den Niedrighotten zu geben, wie das Büro funktioniert.

Bemühen Sie sich, sie in das Büro herumzusehen und allen einzusetzen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Rolle des neuen Arbeitnehmers sowie bestehende Mitarbeiter eindeutig definieren.

Wenn die Stellenbeschreibung der neuen Ankunft etwas anders ist, oder ihre Verantwortlichkeiten und Prioritäten sind an anderer Stelle konzentriert, sicherstellen, dass das bestehende Mitarbeiter dies erkennen.

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3. Geben Sie Ihre Kontaktdaten an. Wenn Sie wirklich die Extra-Meile gehen möchten, können Sie den neuen Mitarbeiter mit Ihren Kontaktdaten anbieten. Sie könnten sagen, dass sie Sie kontaktieren können, wenn es ein großes Problem gibt, oder sie brauchen eine kleine Anleitung. Nicht jeder wird das gerne tun, und es ist wahrscheinlich von Ihrer Beziehung zu Ihrem früheren Arbeitgeber abhängig.

Oft kann ein Problem mit einer einfachen E-Mail gelöst werden.

Das Angebot, nachdem Sie verlassen, wird einen guten Eindruck machen und helfen, Ihren Ruf zu steigern.