So erleichtern Sie ein Treffen: 15 Schritte (mit Bildern)

Ein Meeting-Facilitator ist eine Person, die für die Führung eines Treffens verantwortlich ist. Im Wesentlichen besteht der Zweck des Facilitators darin, sicherzustellen, dass das Treffen reibungslos von der Organisation läuft, um zu beginnen, um zu beenden. Ein gut erleichtertes Treffen sollte sicherstellen, dass alle Ziele des Treffens durch seine Schlussfolgerung erfüllt werden. Somit wird ein guter Moderator sicherstellen, dass alle Teilnehmer den Zweck des Treffens verstehen, sicherstellen, dass alle Anforderungen der Teilnehmer erfüllt sind, sicherstellen, dass das Treffen reibungslos fließt und die volle Teilnahme sicherstellt.

Schritte

Teil 1 von 3:

Beeinträchtigung der Erde für ein erfolgreiches Treffen

1. Die Vorbereitung ist der Schlüssel, also beginnen Sie mit einer Agenda. Während sich ein Moderator in Meetings mischen und ihren Job leicht aussehen lassen, ist es entscheidend, dass sie sich ausführlich für Meetings vorbereiten. Beginnen Sie mit dem Schreiben eines Agenda. Eine gute Agenda umfasst Schlüsselpunkte über das Treffen sowie angemessene Details, die Sothat-Teilnehmer erkennen, wissen, wohin er sein sollen.

Beachten Sie die Start- und Endzeiten von Sitzungen sowie realistische Zeitlimits für jede Sitzung, um sicherzustellen, dass das Treffen rechtzeitig ausgeführt wird.
Wählen Sie Themen aus, die sich auf alle auswirken, die an dem Treffen teilnehmen. Versuchen Sie, die Input von denjenigen, die an der Sitzung über die Themen, die die Diskussion rechtfertigen.
Versuchen Sie, die Themen als Fragen zu posieren, die beantworten müssen, um den Dialog in der Besprechung zu stimulieren.
Beachten Sie, was der Zweck der Diskussion ist. Ist es für Informationen, um ein Problem zu lösen oder eine Entscheidung zu treffen?
Geben Sie an, wie die Teilnehmer sich auf das Treffen vorbereiten sollten.

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2. Planen Sie die Einladungsliste. Dies erfordert ein empfindliches Gleichgewicht. Wenn es zu wenige oder zu viele Menschen in der Anwesenheit gibt, betreiben Sie das Risiko eines unproduktiven Treffens. Sie möchten nur Menschen einladen, die Ihnen helfen, das Ziel des Treffens zu erreichen. Fragen Sie sich Folgendes.

Wer sind die wichtigsten Entscheidungsträger im Problem?

Wer ist am meisten kompetent, um die erörterten Informationen zu erfahren??

Wer hat ein beliebtes Interesse an den Themen?

Wer muss alle getroffenen Entscheidungen umsetzen??

Einige Experten legen nahe, dass 8 Personen zu Meetings eingeladen werden, an denen eine Entscheidung getroffen werden muss. Im Gegensatz dazu schlagen sie 18 Personen vor, wenn der Zweck des Treffens zum Brainstorming besteht.

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3. Senden Sie die Einladungen per E-Mail aus. Das Senden einer E-Mail ist der einfachste Weg, um Ihre Teilnehmer einzuladen. Ihre E-Mail sollte eine kurze Einführung in das Treffen bereitstellen. Es sollte auch das Datum, die Uhrzeit und möglicherweise eine RSVP-Frist einschließen. Die Agenda sollte an die E-Mail angehängt werden.

Wenn Sie einen RSVP erfordern, ist es optional, aber es ermöglicht es Ihnen, eine ordnungsgemäße Menge an Materialien für alle Teilnehmer vorzubereiten.

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4. Anfangen, darüber nachzudenken, was ein guter Moderator tut. Wenn Sie darüber nachdenken, was ein Moderator während eines Treffens macht, werden Sie in einer guten Position sein, um zu wissen, was von Ihnen erwartet wird, wenn Sie an der Reihe sind, den Job auszuführen. Ein guter Moderator hat eine Reihe von Merkmalen, die ihm dabei hilft, Zeit, Menschen und andere Meinungen zu verwalten. Es ist am besten, diese Eigenschaften früh zu entwickeln.

Wert Menschen und ihre Ideen. Ein guter Moderator vermittelt seine eigenen Komplimente, nachdem ein Teilnehmer eine Idee präsentiert hat. Sage so etwas wie "Danke, Samantha, das sind sehr nützliche Punkte, die uns dabei helfen, über das Problem auf andere Weise nachzudenken." Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Mensch und jede Idee gehört wird, und auch dass andere sicher sein werden, sich darüber zu sprechen.

Auf deinen Zehen sein. Sie müssen auf verschiedene Situationen während der Meetings reagieren. Sie müssen denken und schnell auf diese verschiedenen Situationen reagieren. Wenn zum Beispiel jemand einen sinnvollen Ratschlägen bietet, loben Sie sie schnell, um sie zu loben, dann suchen Sie sofort einen weiteren Teilnehmer, der auf dieser Denklinie aufbauen möchte. Wenn jemand einen schlechten Punkt aufwirft, der das Thema aus dem Thema ist, tut Ihr Bestes, um das Gute im Kommentar hervorzuheben und nach einem anderen Teilnehmer zu suchen, der auf dem, was Sie dachten, bauen wird.

Gut gesprochen sein. Es ist wichtig, dass alle im Raum Sie verstehen. Sie möchten mit einem vernünftigen Volumen sprechen, damit jeder hören kann. Klar artikulieren und nicht murmeln oder murmeln. Achten Sie darauf, Jargon nur zu verwenden, wenn alle mit der Terminologie des Treffens vertraut sind.

Teil 2 von 3:

Festlegen der Bühne für das Treffen

1. Planen Sie den Ort und ordnen Sie die Möbel an. Sie müssen berücksichtigen, ob das Treffen von Angesicht zu Angesicht ist, ein virtuelles Treffen durch Bildschirme oder eine Kombination der beiden. Je nach Besprechungsformat müssen Sie sicherstellen, dass alle Möbel und Hardware vorhanden sind, einschließlich Stühle, Tische und Projektorbildschirme. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Möbel für ein Treffen einzurichten.

Ein Rundtisch-Set-up hilft diskutiert ausgerichteten Meetings.
Eine Einstellung mit Stühlen in Zeilen ist gut, um einen Sprecher als Hauptfokus herzustellen. Diese Setup funktioniert gut, wenn der Hauptzweck Informationen fördert, anstatt Diskussion zu suchen.
Ein Theater-Setup verfügt über einen Tisch an der Vorderseite des Raums und ermöglicht ein Panel von Lautsprechern, um sich vorne zu setzen. Die Teilnehmer sitzen in Reihen vor den Panel-Lautsprechern, wie in einem Vortragsformat.
Ein Set-up von Klassenzimmer verfügt über Tische vor den Stühlenreihen, um die Teilnehmer dazu zu ermöglichen, sich Notizen zu machen, während der Sprecher der Fokus des Treffens bleibt.
Verwenden Sie die U-förmige Setup für Meetings, an denen die Teilnehmer einander sehen und bei Bedarf interagieren möchten.
Setzen Sie sich in einem Kreis in einem Kreis mit Ihnen im Zentrum für Besprechungen, die als offen und partizipativ beabsichtigt sind.

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2. Lieferungen für diejenigen, die an dem Treffen teilnehmen. Ein vollständig vorbereiteter Moderator bietet Teilnehmern mit Stiften, Notizbüchern, Arbeitsmappen, Handouts und anderen für das Treffen benötigten Werkzeugen. Überlegen Sie auch, ob Sie weitere Anmeldeinformationen für virtuelle Meetings bereitstellen müssen. Es sollte ein Verwaltungsrat geben, um Menschen und Moderatoren eingerichtet zu ermöglichen, sich für alle Notizen anzunehmen, um anzuzeigen, vielleicht ein Flip-Chart oder ein weißes Bord. Dadurch bleibt das Treffen reibungsloser, sodass die Teilnehmer ihre Fragen während des Treffens zu bestimmten Zeiten beantworten können.

Denken Sie je nach Länge des Treffens darüber nach, Ihre Teilnehmer mit Getränken (Kaffee), Snacks, Wasser und / oder Süßigkeiten bereitzustellen.

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3. Senden Sie eine E-Mail-Erinnerung an das Treffen, da es sich nähert. Die Menschen sind beschäftigt, und ohne Erinnerungen ist es möglich, dass sie ein bevorstehendes Treffen vergessen werden. Versuchen Sie, Erinnerungen an diejenigen auszusenden, die zwei Tage lang annehmen werden, bevor das Treffen stattfinden soll.

Wenn Sie auf RSVP eingeladen haben, können Sie eine Erinnerung an die RSVP senden, bevor sie vor der Frist benötigt werden.

In Ihrer Erinnerungs-E-Mail stellen Sie sicher, ob jemand Plänen geändert hat.

Teil 3 von 3:

Ihre Rolle zu kennen, die das Treffen erleichtert

1. Ankunft zum Treffen früh ankommen. Als der Moderator sollten Sie dort sein, um alle zu begrüßen, die beim Treffen ankommen. Schütteln Sie entweder die Hand, während sie in den Raum gehen oder sie begrüßen, wenn sie sich bei der Tele-Konferenz anmelden. Dies schafft auf dem Treffen eine warme Umgebung, während Sie auch zeigen, dass Sie ernsthaft und bereit sind, zu diskutieren.

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2. Starten Sie das Treffen rechtzeitig und machen Sie die Ziele klar. Während alle im Treffen die Agenda erhalten haben, werden alle Teilnehmer auf derselben Seite mit der erneuten Einführung der Ziele beginnen. Es wird auch helfen, den Ton für das Treffen einzustellen und die Leute sofort auf den richtigen Weg zu bringen.

Sie können auch Housekeeping-Ankündigungen zu Beginn des Treffens erstellen, einschließlich Informationen über Pausenzeiten, Feuerausgänge und Toilettenstandorte.

Sie können auch über die Festlegung von Interaktionsregeln nachdenken, je nachdem, wer an dem Treffen teilnimmt. Die Regeln könnten zeigen, dass ein anderer gegenseitiger Respekt zeigt, auf dem Thema aufbleiben, das Problem angreift, und nicht die Person, die Diskussionen schließt und andere nicht unterbricht.

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3. Führe das Treffen mit allen Teilnehmern. Jeder hat eine andere Methode, um ein Treffen zu führen und Sprecher auf dem Thema zu halten. Eine vitale Methode ist, sicherzustellen, dass Gespräch und Diskussion nicht von einem oder zwei Personen dominiert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie auf der Suche nach jedem suchen, der möglicherweise einen Punkt machen möchte, und ihnen die Gelegenheit geben, sie zu sprechen, indem Sie sie ihre Gedanken fragen.

Angenommen, ein Kollege namens Samantha sieht interessiert aus, muss aber noch dazu beitragen. Sie können versuchen, sagen Sie: "Samantha, wie wirkt sich das Problem auf Ihrer Abteilung und Ihnen ausdrücklich aus??"

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4. Kleben Sie an dem Thema. Der Job des Facilitators besteht darin, alle Teilnehmer oder Lautsprecher auf dem Thema zu halten. Die Erlaube außerhalb der Ziel-Tangenten werfen Ihren Zeitplan aus und können bedeuten, dass das Treffen das beabsichtigte Ergebnis nicht erreichen wird. Wenn Sie die Diskussion spüren, um das Thema zu bewegen, leiten Sie das Gespräch um, indem Sie Fragen stellen, die direkt auf das Thema beziehen.

Wenn der Dialog zu treiben begonnen hat, könnte man sagen: "Aber wie wirkt sich dies auf das Thema aus, das wir heute diskutieren??" Oder, "Dies sind alle sehr interessante Punkte. Wir sollten diese zu einem späteren Zeitpunkt besprechen, aber denn jetzt konzentrieren wir uns auf das Problem."

Möglicherweise möchten Sie auch die Ideen kennzeichnen, die auf einer späteren Sitzung oder einem anderen Weg angesprochen wurden. So können Sie diese tangentialen Ideen ordnungsgemäß ehren und keine der Teilnehmer beleidigen.

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5. Einen Plan für schwierige Situationen haben und sie entschärfen. Wenn Sie sich an die Teilnehmer spüren, steht kurz davor, in eine beheizte Debatte zu gelangen, in eine andere Person, die Sie kennen, mit dem Thema sprechen. Im Wesentlichen möchten Sie eine Debatte dekorieren, indem Sie mehr Dialog einbringen. Im Falle eines Konflikts können Sie auch beiden Seiten anhören und gemeinsame Boden identifizieren, um die gegnerischen Parteien zusammenzubringen.

Im Falle einer schwierigen Situation könnten Sie sagen: "Es ist klar, dass Sie beide von verschiedenen Seiten kommen. Sie sind jedoch offensichtlich von der Bedeutung dieses Problems einig, also versuchen wir, unsere Energie auf das Finden eines gegenseitig vorteilhaften Ergebnisses zu konzentrieren."

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6. Beantworten und umleiten Sie Fragen. Als Moderator können Sie Fragen von den Teilnehmern ergreifen, solange Sie sich in der Lage befinden, genau zu reagieren. Wenn nicht, sollten Sie die Frage an jemanden auf dem Treffen verweisen, der sich in einer besseren Position befindet, um genau zu reagieren.

Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht kennen, können Sie sagen: "Das ist eine ausgezeichnete Frage. Ich denke jedoch, dass Samantha zu diesem Thema besser informiert ist. Samantha, was sind deine Gedanken??"

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7. Fundierungen zusammenfassen und vereinfachen. Nehmen Sie während des Treffens Notizen und stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Ideen und Meinungen hinabschreiben. Bei dem Abschluss einer Diskussion über ein bestimmtes Thema ist es hilfreich, wenn der Moderator eine Überprüfung von dem gesagten und den erzielten Schlussfolgerungen bietet.

Tun Sie Ihr Bestes, um die wichtigsten Punkte der einzelnen Personen zusammenzufassen. Highlight, egal ob auch die Resolutionen auf die angesprochenen Probleme gemacht wurden.

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8. Fragen Sie, wie das Treffen ging, wenn es abschließt. Feedback ist wesentlich für Sie, um sich als Meeting-Moderator zu verbessern. Sie denken möglicherweise darüber nach, Folgendes zu stellen: Wurde die Agenda zu einem guten Zeitpunkt verteilt?? Wie gut vorbereitet waren die Teilnehmer? Hat die Zeit für jedes Thema zugeordnet?? Gab es genug Zeit für die Diskussion?? Wie konnte der Raum eingerichtet werden??

Das Feedback kann auch von einer E-Mail-Umfrage abgeholt werden, die in Kürze nach dem Treffen an Teilnehmer gesendet wird.

Seien Sie sicher, das Ergebnis zu überprüfen und notwendige Änderungen für das nächste Treffen vorzunehmen.

Tipps

Denken Sie daran, dass Sie ein Treffen erleichtern, das Sie nicht übermäßig mit Inhalten befassen müssen. Seien Sie stattdessen mit dem Prozess besorgt.

Bleiben Sie an der ernannten Pausenzeiten.

Seien Sie den Teilnehmern zur Verfügung, indem Sie nach dem Treffen für alle Personen bleiben, die die Gruppe nicht ansprechen möchten.