Wie man effektive meetings führt

Wenn es Ihr erstes Mal ein Treffen ausführt, herzlichen Glückwunsch! Sie haben eine großartige Gelegenheit, mit diversen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, verfügbare Informationen zu organisieren und Ziele zu bekämpfen. Gleichzeitig kann die Führung einer Gruppe einschüchternd sein. Machen Sie sich nicht um Sorgen - wir haben einige tolle Beratung gesammelt, mit der Sie ein effektives und effizientes Treffen durchführen können, das Ihre Kollegen, die Ihre Potenkörper singen lassen.

Schritte

Methode 1 von 4:
Virtuelle Besprechungen ausführen
  1. Bild mit dem Titel Verhalten wirksame Meetings Schritt 1
1. Geben Sie Kopien in Fortschritten von Berichten an, die Sie hinübergehen werden. Ein vollständiger Bericht oder zumindest eine Zusammenfassung stellt sicher, dass jeder in das Treffen auf derselben Seite kommt. Auf diese Weise müssen Sie keine Zeit mit den Teilnehmern verschwenden, indem Sie einfach Informationen melden, die leicht vorher gelesen werden könnten.
  • Wenn andere Teammitglieder für verschiedene Abteilungen oder Bereiche verantwortlich sind, haben sie Ihnen ihre Berichte im Voraus einreichen, damit Sie die Zusammenfassungen an alle an das Treffen anschicken können.
  • Wenn Sie mehrere Artikel diskutieren, möchten Sie möglicherweise auch jemanden ernennen, der für die Agenda verantwortlich ist. Sie können die Zeit während der Diskussionsperioden halten, damit das Treffen auf dem Weg bleibt.
  • Bild mit dem Titel Verhalten wirksame Meetings Schritt 2
    2. Melden Sie sich mindestens einen Tag vor dem Treffen anmelden. In Ihrer Einladungs-E-Mail wissen Sie, dass die Teilnehmer wissen, welche Software Sie verwenden (z. B. Zoom, Skype oder Google Meet) und Any-Benutzernamen, Kennwörter oder Anrufzahlen, die sie benötigen. Das Senden dieser Informationen früh gibt allen Teilnehmern die Möglichkeit, jede Software herunterzuladen, die sie möglicherweise benötigen, und testen möglicherweise ihre Anmeldeinformationen, um sicherzustellen, dass alles vor dem Treffen funktioniert.
  • Wenn Sie neue Software verwenden, möchten Sie möglicherweise auch eine zweite E-Mail senden, die Teilnehmer erzählt, mit denen sie sich wenden können, wenn sie Probleme mit dem Download oder der Installation haben.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihr eigenes Tech-Setup im Voraus testen. Stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihren Desktop oder alle Dias, die Sie für das Treffen erstellt haben, in der Meeting-Software zugreifen können.
  • Bild mit dem Titel Verhalten wirksame Meetings Schritt 3
    3. Gliederung grundlegende Teilnahmerichtlinien für alle Teilnehmer. Ihr Treffen wird effektiver sein, wenn jeder versteht, in dem Sie mit den Fragen oder mit Tech-Problemen eingehen können. Hier sind einige Richtlinien, die Sie einstellen könnten:
  • Geben Sie Fragen in Chat-Boxen ein, um sich anzusprechen
  • Verwenden Sie Laptops oder Desktop-Computer anstelle von mobilen Geräten
  • Vermeiden Sie ablenkende Aktivitäten, z. B. das Essen oder SMS
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    4. Host das Treffen aus einem klaren Bürobereich mit einer guten WLAN-Verbindung. Der Bereich hinter Ihnen, dass andere Teilnehmer den Ton für das Treffen sehen können. Stellen Sie sicher, dass die Beleuchtung gut ist und es gibt nichts im Hintergrund, der sich von Ihrer Präsentation entnehmen kann.
  • Wenn Sie das Treffen von zu Hause ausführen, wählen Sie ein ruhiges Zimmer mit einer Tür, damit Sie sich keine Sorgen um Unterbrechungen machen müssen.
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    5. Bevor Sie mit einem Eisbrecher beginnen, bevor Sie auf der Tagesordnung beginnen. Virtuelle Meetings fehlen oft in persönlicher Interaktion. In einem persönlichen Treffen würden die Teilnehmer wahrscheinlich untereinander unterhalten, bevor das Treffen offiziell begonnen hat. Sie können dies simulieren, indem Sie die Menschen fragen, um abwechselnd sich selbst einzustellen oder einander zu erzählen, was sie am Wochenende getan haben.
  • Halten Sie den Eisbrecher-Licht, vermeiden Sie alles, was jemanden dazu bringen könnte, sich zu fühlen, als würden sie an der Stelle gestellt werden.
  • Erkennen Sie jeden Teilnehmer anhand des Namens und danke ihnen für die Teilnahme. Sie können auch Folgefragen basierend auf etwas basieren, das sie während des Eisbrechers gesagt haben.
  • Bild mit dem Titel Verhalten wirksame Meetings Schritt 6
    6. Stummschalten Teilnehmer, um Ablenkungen zu beseitigen. Ihre Teilnehmer können nicht immer vollständig kontrollieren, was immer im Hintergrund geht - besonders wenn sie zu Hause sind. Stummschalten ihre MICs, um die Möglichkeit einer Audiodrüse zu vermeiden. Sie können ihr Audio drehen, wenn Sie sie erkennen, um zu sprechen.
  • Wenn Ihre Software über eine Handaufsteigerung verfügt, verwenden Sie sie! Das macht es einfacher, eine Frage oder einen Kommentar zu fangen. Die Chat-Funktionen ermöglichen es den Teilnehmern auch, ein Wort zu erhalten, ohne den Fluss des Treffens zu stören.
  • Bild mit dem Titel Verhalten Effektive Meetings Schritt 7
    7. Lassen Sie jeden Teilnehmer 2-3 Minuten den Boden haben. Es ist leicht, in einem virtuellen Treffen übersehen zu werden. Arbeitszeit am Ende des Treffens, so dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen, Vorschläge vorzunehmen oder etwas anderes zu kommentieren.
  • Wenn lauter, dass extrovertierte Teilnehmer das Treffen beherrschen, stellen Sie Fragen direkt an einige der leiseren Teilnehmer, um ihre Eingabe zu erhalten.
  • Schauen Sie sich direkt an der Kamera als Ersatz für den Augenkontakt an, um alle Teilnehmer anzuzeigen, die Sie aktiv engagieren und hören, was sie sagen.
    • Methode 2 von 4:
    Ein Meeting durchführen
    1. Bild mit dem Titel Verhalten effektive Meetings Schritt 8
    1. Sei vorbereitet. Haben Sie eine Kopie der Agenda zur Hand und markieren Sie die wichtigsten Punkte, die Sie betonen möchten. Wenn Sie eine visuelle Präsentation vorbereitet haben, stellen Sie sicher, dass Sie über alle Tech-Setups verfügen, die Sie am Tagungsort benötigen, und dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
    • Wenn Sie eine Präsentation geben, ist es eine gute Idee, ein paar Mal vor dem Treffen zu proben, um sicherzustellen, dass alles gut funktioniert, und Sie haben alle Ihre Cues für visuelle AIDs.
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    2. Nehmen Sie Rollen und überprüfen Sie die Agenda. Beginnen Sie das Treffen, indem Sie den Raum umgehen und alle sich selbst vorstellen und ihre Rolle erklären. Dies ist hilfreich, wenn es Menschen bei der Besprechung gibt, die sich nicht kennen und sich auch dafür sorgt, dass Sie einen Namen haben, um jedes Gesicht mitzunehmen. Erklären Sie dann kurz, auf was das Treffen konzentriert.
  • An dieser Stelle möchten Sie vielleicht Fragen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite auf derselben Seite darüber stehen, was das Treffen abdecken wird. Wenn zum Beispiel jemand unter dem Eindruck war, dass dieses Treffen den Verkauf eines neuen Produkts abdecken würde, aber das ist nicht auf Ihrer Agenda, Sie könnten das für sie klar sein.
  • Bild mit dem Titel Verhalten wirksame Meetings Schritt 10
    3. Stellen Sie einen Aktionsplan ein, um jedes Ziel zu erfüllen. Ihr Aktionsplan legt heraus, wie ein bestimmter Agenda-Artikel behandelt wird. Fügen Sie Besonderheiten ein, mit den Namen aller Beteiligten und Fristen, die sicherstellen, dass das Team seine Ziele erfüllen kann.
  • Stellen Sie sicher, dass jedes Ziel eine "Punktperson" hat, die die Menschen verbindet, die involviert werden müssen, und sorgt dafür, dass die erforderlichen Ressourcen verfügbar sind.
  • Fortschrittsberichte zuweisen, damit der Punkt-Mensch auf dem Ziel bleiben kann und sicherstellen, dass alles nach Plan läuft.
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    4. Begrenzen Sie die Diskussion an jeden Agenda-Artikel. Wenn Sie einen Artikel auf Ihrer Agenda fertigstellen, fassen Sie das Ergebnis oder die Schritte kurz zusammen, um zu ergreifen, und fragen Sie nach Fragen. Fragen und Antworten kurz und zum Thema.
  • Wenn jemand eine Frage stellt, die das Off-the-the-thema darstellt, können Sie sie sanft und höflich zurücklegen. Zum Beispiel könnten Sie sagen "Während die Verkäufe der Süßigkeiten wichtig sind, sind wir derzeit von Trüffeln angesprochen. Wenn Sie Ihre Frage halten könnten, kommen wir dazu, wenn wir Candy Bars diskutieren."
  • Bild mit dem Titel Verhalten wirksame Meetings Schritt 12
    5. Planen Sie das nächste Treffen. Planen Sie das nächste Treffen, während alle die Gelegenheit geben, sofort mit allen Planungskonflikten zu antworten. Es erhält auch Ihr Treffen auf dem Kalender so schnell wie möglich, sodass Sie später nicht klammern. Dies ist besonders wichtig, wenn der Sitzungsraum begrenzt ist.
  • Lassen Sie die Teilnehmer wissen, dass, wenn sie in der nächsten Besprechung diskutieren möchten, Sie sollten Sie darüber schnell per E-Mail senden. Setzen Sie eine Frist für das Hinzufügen von Agenda-Elementen zum nächsten Treffen, sodass Sie Zeit haben, sich darauf vorzubereiten.
    • Methode 3 von 4:
    Vorbereitung auf ein Treffen
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    1. Entscheiden, wer der Vorsitzende sein wird. In der Regel würde ein Manager oder ein anderer Anführer das Treffen vorstellen. Wenn jedoch das Treffen mit einem speziellen Projekt oder einem anderen Thema befasst, kann es angemessen sein, ein anderes Teammitglied die Zügel nehmen zu lassen.
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    2. Line-Up-Lautsprecher, um einzelne Ziele zu präsentieren. Wenn jemand anderes Menschen und Ressourcen organisiert, um ein Ziel zu erreichen, sind sie derjenige, der den Prozess und die Ergebnisse am effektivsten beschreiben kann. Ihre Teilnehmer geben die Anhörung dieser Informationen direkt von ihnen an, im Gegensatz dazu, dass Sie einfach aus ihrem Bericht lesen.
  • Wenn Sie andere Personen einbeziehen und sie während des Treffens Updates geben lassen, müssen Sie nicht den sprechenden Kopf an der Vorderseite des Zimmers die ganze Zeit sein.
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    3. Koordinatenpläne, um Besprechungsteilnehmer unterzubringen. Finden Sie heraus, wer auf dem Treffen sein muss, und erhalten Sie das Gefühl von ihrer Verfügbarkeit. Float 2 oder 3 Optionen für die Besprechungszeiten, dann wählen Sie dann denjenigen, den die meisten Leute besuchen können. Nehmen Sie das Thema des Treffens beim Betrachten der potenziellen Zeiten an.
  • Wenn Sie beispielsweise ein Treffen anrufen müssen, um ein anspruchsvolles, potenziell beheiztes Problem zu diskutieren, ist der späte Nachmittag an einem Freitag möglicherweise nicht die beste Zeit - auch wenn jeder verfügbar ist.
  • Wenn einige Leute nicht da sein können, stellen Sie sicher, dass mindestens die wichtigsten Spieler für die diskutierten Projekte verfügbar sind. Weisen Sie jemanden zu, der Notizen annimmt, und vertreiben Sie sie unverzüglich an alle, die nicht teilnehmen konnten.
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    4. Fragen Sie nach Vorschlägen für das Treffen Agenda. Ihre Agenda enthält eine Liste von Themen, die Namen von Personen, die präsentieren werden, und die Zeit, die Sie für jedes Thema ausgeben werden. Vorschläge von Meeting-Teilnehmern zu bekommen, hilft Ihnen, sicherzustellen, dass alles Wichtige abgedeckt ist.
  • Schießen Sie eine E-Mail an potenzielle Teilnehmer, an denen sie fragen, ob es etwas gibt, über das sie sprechen möchten. Setzen Sie eine Frist für ein paar Tage vor dem Treffen ein, damit Sie Zeit haben, sich vorzubereiten.
  • Setzen Sie alle Ihre Agenda-Anfragen in eine Tabelle mit Spalten für Thema, Lautsprecher und Zeit, die benötigt werden. Wenn Sie zu viele Anfragen für die zulässige Zeit haben, priorisieren Sie die Elemente. Wenn etwas einfach als E-Mail behandelt werden könnte, wenden Sie sich an die Person, die die Anfrage gemacht hat, und lassen Sie sie wissen.
  • Im Allgemeinen haben Sie mehr Zeit für das Treffen zugeteilt, als Sie auf der Tagesordnung geplant sind. Sie können das Treffen schon früh vertiefen, aber das Verlassen der zusätzlichen Zeit sorgt dafür, dass Sie Fragen beantworten oder etwas diskutieren können.
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    5. Sitzungsregeln festlegen. Während Sie nicht unbedingt formale Regeln benötigen (denken "Roberts Regeln der Reihenfolge"), es ist eine gute Idee, ein grundlegendes Protokoll zu haben, damit das Treffen reibungslos läuft und jeder hat die Gelegenheit, ihre Erkenntnisse zu teilen. Lassen Sie die Teilnehmer wissen, dass der Zweck Ihrer Regeln einfach sicherstellt, dass das Treffen so effizient wie möglich läuft.
  • Sie können diese auch zu Beginn des Treffens herauslegen. Zum Beispiel könnten Sie sagen: "In der Interesse der Zeit, halten Sie Fragen und Kommentare, bis jeder Sprecher dargestellt hat. Wenn wir während der zugeteilten Diskussionszeit nicht zu Ihrem Kommentar kommen, senden Sie mir später eine E-Mail an und wir können reden."
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    6. Budgetzeit für jeden Artikel auf der Agenda. Listen Sie den Gesamtbetrag der Zeit für jeden Artikel auf, um diese Zeit aufzubauen, um die Zeit für die Präsentation und die Zeit für die Diskussion nach der Präsentation zu zeigen. Dies gibt den Teilnehmern ein Verständnis dafür, wenn sie beitragen können.
  • Planen Sie im Allgemeinen mindestens 10 Minuten Diskussionszeiten für jeden Artikel auf Ihrer Agenda. Sie benötigen möglicherweise nicht so viel Zeit für jeden Artikel, aber einige Artikel benötigen möglicherweise mehr.
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    7. Zirkulieren Sie die Agenda am Tag vor dem Treffen. Dies stellt sicher, dass alle Teilnehmer eine Kopie haben und wissen, was zu erwarten ist. Dies gibt ihnen auch die Möglichkeit, Ihnen anzugehen, wenn es falsche Informationen gibt.
  • Wenn dies ein neues oder seltenes Treffen ist, senden Sie möglicherweise auch eine Erinnerung ein oder zwei Stunden vor dem Treffen aus.
    • Methode 4 von 4:
    Ein effektiver Vorsitzender sein
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    1. Kontrollkommunikation beim Treffen. Übernehmen Sie die Verantwortung, um Diskussionen weiterzuleiten und alle zur Aufgabe zu halten. Wenn Sie andere Referenten haben, delegieren Sie möglicherweise die Verantwortung der Diskussionsführerschaft, sondern stellen Sie sicher, dass Sie immer noch teilnehmen.
    • Sie können beispielsweise eine Frage stellen, die niemand fragt, aber Sie denken, dass Sie wichtig sind oder ein Punkt war, wie der Sprecher in ihrer Präsentation übersiegte.
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    2. Den Fortschritt hervorheben und den Mangel an Fortschritt diskutieren. In Meetings, die sich auf eine laufende Reihe von Zielen ansprechen, beginnen Sie mit der Erwähnung, wo Sie sich bei der letzten Besprechung befanden, und steigen Sie an, wo Sie jetzt sind. Wenn seit dem letzten Treffen wenig zu keinem Fortschritt gab, falten Sie heraus, was passiert ist und wie das Problem behoben werden kann.
  • Identifizieren Sie die für jedes Ziel verantwortlichen Personen und rufen Sie sie an, um zu sehen, ob sie etwas hinzufügen müssen, bevor Sie sich in die Diskussionsphase bewegen.
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    3. Refocus-Diskussion, das vom Punkt gewandert ist. Es gibt Zeiten, in denen Begeisterung oder Frustration diskutiert werden kann. Achten Sie darauf, damit Sie mit den Zielen der Tagesordnung nach-themen Diskussionen zurückbringen können.
  • Zum Beispiel können Sie das Treffen als a rahmen "Tatsachensammlung Mission." Dies bedeutet, dass jeder zu hören ist, sodass Sie so viele Informationen wie möglich ansammeln können und ein paar Teilnehmer an der Monopolisierung des Gesprächs halten können.
  • Wenn jemand anfängt zu räumen und aus dem Thema zu bekommen, könnten Sie sagen "Das ist ein guter Punkt und ich bin froh, dass Sie es aufgebracht haben. Halten Sie an meinem Büro an, damit wir später darüber sprechen können, okay?"
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    4. Versuchen "Cyberstorming" Ideen teilen. CYBERFORMING verwendet elektronische Chat- oder Forumstruktur, um während informeller Treffen zu brainstorming. Weil jeder die Gelegenheit hat, teilzunehmen und alle Input von jedem zu sehen, sind die Menschen weniger wettbewerbsfähig, um zu hören.
  • Da Menschen Ideen haben könnten zu unterschiedlichen Zeiten zu ihnen kommen, ermöglicht dies auch das Brainstorming auf einem Thema, um weiterzumachen, während das Treffen auf andere Dinge bewegt.
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    5. Behalten Sie die Agenda-Timeline in der Regel bei. Während Sie nicht unhöflich sein wollen, wenn die Diskussion überläuft, und Sie haben immer noch Gegenstände, mit denen Sie sich angehen lassen, wissen, dass die Teilnehmer wissen, dass Sie das Meeting wieder auf den Weg bringen müssen. Wichtige Punkte können für ein anderes Meeting oder eine E-Mail gespeichert werden.
  • Fragen Sie immer, ob es Fragen gibt, bevor Sie sich an einen neuen Tagesordnungspunkt bewegen. Stellen Sie sicher, dass jeder an Bord ist und bereit ist, weiterzumachen, bevor Sie den letzten Artikel hinterlassen.
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    6. Wichtige Punkte hervorheben. Betonen die wichtigsten Ziele des Treffens. Wenn Sie auch geringfügige Punkte diskutieren, erklären Sie, wie sie in die wichtigeren Dinge binden.
  • Mitglieder des Treffens helfen, den Umfang des Projekts zu verstehen und wie jeder einzelne Teil ein wichtiges Stück in einem viel wichtigeren Ganzen ist.
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    7. Helfen Sie bei Bedarf mit der Notaufnahme. In der Regel haben Sie eine bestimmte Person, die Notizen macht. In einigen Situationen müssen Sie jedoch möglicherweise eintreten und helfen, wenn sie überwältigt werden.
  • Wenn Sie beispielsweise Folien haben und Ihr Note-Taker kämpft, dass Sie sie alle herunterholen können, während Sie durch sie gehen, können Sie sie wissen lassen, dass sie eine Kopie der Folien haben können, um ihren Noten hinzuzufügen.
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    8. Bieten Sie am Ende der Meetings eine umfassende Zusammenfassung an. Fügen Sie Ihr Treffen mit einem Satz oder zwei für jeden Artikel auf der Agenda auf. Beschreiben Sie, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Folgeschritte abgeschlossen sind.
  • Zum Beispiel könnten Sie sagen "In Bezug auf den Verkauf von Süßigkeiten, haben wir festgestellt, dass neue Display-Boxen benötigt werden. Sally Sunshine ist für die Gestaltung dieser neuen Boxen verantwortlich und werden ihre Entwürfe bis Mittwoch auf Harvey haben."
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    9. Habe eins-on-on-Meetings, um zu folgen. Wenn ein Teilnehmer versucht hat, Ihr Treffen zu monopolisieren, sprechen Sie später mit ihnen darüber, was passiert ist. Anstatt die Person zu beschuldigen, konzentrieren Sie sich auf ihre Handlungen und was Sie gesehen haben. Gib ihnen eine Gelegenheit, zu erklären, was passiert ist.
  • Diese Gespräche können Ihnen helfen, bessere Möglichkeiten zu finden, dass Menschen in der Zukunft von Monopolisieren. Bei einem Minimum weiß die Person, dass ihr Verhalten im Treffen nicht akzeptabel war und in der Zukunft nicht toleriert wird.
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