Wie sie ein rechnungsschreiben bestreiten

Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, sind Sie daran gewöhnt, Rechnungen von Lieferanten oder anderen zu erhalten, von denen Sie Waren oder Dienstleistungen erwerben. Als Privatperson erhalten Sie möglicherweise auch Rechnungen, wenn Sie beispielsweise Renovierungen mit Ihrem Zuhause erledigen. Normalerweise sind diese Rechnungen genau und zahlen den geschuldeten Betrag. Manchmal erhalten Sie manchmal eine Rechnung, die nicht korrekt ist. Vielleicht lädt es Ihnen mehr als den Betrag, den Sie überwiesen, oder es enthält Waren oder Dienstleistungen, die Sie nicht erhalten haben. Wenn Sie eine Rechnung bestreiten müssen, ist der Schlüssel, um den Goodwill mit dem Lieferanten aufrechtzuerhalten, um den Goodwill mit dem Lieferanten aufrechtzuerhalten, und versicherten reibungsloser Umgang in der Zukunft.

Schritte

Teil 1 von 3:
Das Problem bewerten
  1. Bild mit dem Titel Streit eines Rechnungsschreibens Schritt 1
1. Überprüfen Sie die Rechnung, die Sie eng erhalten haben. Selbst wenn Sie keinen Zweifel haben, ist die Rechnung falsch, schauen Sie sich wieder an und stellen Sie sicher, dass Sie es richtig lesen.
  • Wenn Sie frühere Rechnungen von derselben Firma haben, vergleichen Sie diese mit der aktuellen Rechnung und notieren Sie alle Unterschiede. Diese könnten helfen, die Quelle des Problems aufzudecken. Beispielsweise kann das Unternehmen möglicherweise keine Zahlung für die vorherige Rechnung nicht aufmerksam machen und beide Summen in die aktuelle Rechnung einschließen. In diesem Fall würde das Problem hoffentlich das Problem beheben.
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    2. Überprüfen Sie Ihre Bücher oder andere Datensätze. Vergleichen Sie die Rechnung mit Ihren eigenen Datensätzen, um den Betrag der Diskrepanz zu berechnen.
  • Wenn das Unternehmen beispielsweise behauptet, Sie haben keine Rechnung bezahlt, sollten Sie eine Kopie der stornierten Prüfung aufnehmen, die Sie als Zahlung gesendet haben. Alle anderen Dokumente, die Sie haben, z. B. automatisch generierte E-Mail-Bestätigungen oder Kontoauszüge, in denen die gelöste Zahlung angezeigt wird, könnten auch hilfreich sein, um Ihre Position zu beweisen.
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    3. Überprüfen Sie Ihren Vertrag. Wenn Sie einen schriftlichen Vertrag mit dem Unternehmen haben, das die Rechnung gesendet hat, überprüfen Sie den Vertrag, um die vereinbarte Methode zur Lösung von Streitigkeiten herauszufinden.
  • Die Zahlung ist von Ihrem Erhalt der Waren oder Dienstleistungen in einem mit dem Vertrag übereinstimmenden Formular kontingentiert. Wenn das Unternehmen Sie nach Waren oder Dienstleistungen abrechnet, die Sie nicht erhalten haben, schulden Sie keine Zahlung im Rahmen des Vertrags.
  • Ihr Vertrag kann auch Fristen zur Bereitstellung von Benachrichtigungen über eine umstrittene Rechnung einschließen. Zum Beispiel könnte Ihr Vertrag sagen "Alle Rechnungen gelten als richtig und akzeptiert, wenn der Lieferant innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt nicht über einen Streit informiert ist."
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    4. Rufen Sie das Unternehmen an. Bevor Sie einen formellen Brief an das Unternehmen schreiben, rufen Sie die auf der Rechnung aufgeführte Kontaktnummer an, um einen einfachen Fehler auszuschließen.
  • Seien Sie ruhig und höflich am Telefon, und geben Sie an, dass Sie eine Frage zur Rechnung haben, die Sie erhalten haben. Erlauben Sie dem Vertreter des Unternehmens, Ihnen die Rechnung zu erklären. Wenn Sie ihre Informationen bestreiten, sagen Sie ihr, dass der angegebene Betrag Ihre Datensätze nicht entspricht.
  • Denken Sie daran, dass der Streit ein einfacher kleriker Fehler oder eine fehlerhafte Ziffer- oder Dezimalstelle sein könnte. Wenn der Fehler über das Telefon korrigiert werden kann, fragen Sie die Person, mit der Sie sprechen, um eine korrigierte Rechnung zu senden.
  • Wenn Sie zu einer Auflösung telefonisch kommen, senden Sie sofort einen schriftlichen Brief an das Unternehmen, das die über das Telefon erreichte Vereinbarung bestätigt. Verlassen Sie sich nicht auf Aussagen oder Vereinbarungen, bis Sie die Bestätigung der Vereinbarung mit der schriftlichen Bestätigung der Vereinbarung haben oder eine korrigierte Rechnung erhalten haben.
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    5. Sammeln Sie Beweise, um Ihren Anspruch zu unterstützen. Wenn Sie ein Quittungen oder andere Datensätze haben, die Ihre Behauptung anpassen, dass die Rechnung falsch ist, machen Sie Kopien von ihnen, um an die andere Firma zu senden.
  • Angenommen, das Unternehmen wurde Sie für 45 Einheiten eingerechnet, aber Sie haben nur 20 Einheiten erhalten. Die Packeinnahmen, die Sie für die 20 Einheiten haben, würden Ihre Position unterstützen.
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    6. Forschung des Unternehmens. Wenn Sie lange nicht mit dem Unternehmen zusammengearbeitet haben, ist es möglicherweise Ihre Zeit wert, herauszufinden, ob andere Kunden oder Unternehmen ähnliche Probleme hatten.
  • Sie könnten zum Beispiel beim Bessere Business Bureau nachsehen, welche Bereichen von den Verbrauchern und anderen Unternehmen Beschwerden sind. Wenn andere ähnliche Probleme hatten, erfahren Sie, ob und wie sie ihren Streit auflösen konnten.
    • Teil 2 von 3:
    Ihren Brief schreiben
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    1. Verwenden Sie das richtige Geschäftsformat. Drucken Sie Ihren Brief auf den Firmenbriefkopf, wenn möglich, und formatieren Sie Ihren Buchstaben entsprechend.
    • Wenn Sie ein Privatperson sind, können Sie Ihren eigenen professionellen Briefkopf mit einem der Vorlagen in den meisten Word-Verarbeitungsanwendungen herstellen.
    • In der Regel finden Sie Vorlagen online oder innerhalb einer Word-Verarbeitungsanwendung, mit der Sie Ihren Brief schnell und einfach erstellen können, indem Sie die geltenden Informationen innerhalb vorformatierter Felder eingeben.
    • Fügen Sie das Datum des Briefes und die Methoden ein, mit denen Sie ihn senden - insbesondere wenn Sie mit unterschiedlichen Methoden Duplikate des Briefes senden.
    • Für die Subjektlinie des Briefes, fassen Sie den Zweck des Briefes den Zweck des Buchstabens zusammen auf das Datum der Rechnung, die Referenznummer des Unternehmens auf der Rechnung oder beides. Beispielsweise können Sie schreiben: "Betrifft: Streitbeileg der Rechnung 99537, vom 7. Oktober 2015 vom 7. Oktober 2015."
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    2. Bestätigen Sie den Erhalt der Rechnung. Beginnen Sie Ihren Brief, indem Sie die Rechnung identifizieren, über die Sie schreiben, und danken der Firma, um es zu senden.
  • Wenn Sie die gesamte Rechnung bestreiten, geben Sie einfach an, dass Sie die Rechnung in seiner Gesamtheit bestreiten, und fahren Sie mit den Gründen für Ihren Streit fort.
  • Wenn ein Teil der Menge der Rechnung nicht in Streit ist, möchten Sie vielleicht vorausgehen und eine Zahlung für diesen Betrag senden. Wenn Sie das tun, lassen Sie sie mit der Vorderseite wissen.
  • Beispielsweise können Sie schreiben: "Ich erhalte Ihre Rechnung vom 7. Oktober 2015 und danke Ihnen für das gleiche. Beiliegend, bitte finden Sie einen Scheck für $ 157.49 als vollständige Zahlung des unbestrittenen Betrags fällig."
  • Wenn Sie Ihren Scheck unterschreiben, unterstützen Sie es mit dem Wortlaut, wie z "Diese Prüfung ist in voller Bezahlung und ist vollkommene und endgültige Zufriedenheit von [Rechnung]." Identifizieren Sie die Rechnung mit dem Datum, mit dem er in Rechnung gestellt wurde, oder die angegebene Referenznummer. Wenn das Unternehmen Ihren Scheck birgt oder einlädt, wurde der Betrag als vollständige Zahlung angenommen.
  • Dies kann den Streit lösen, denn wenn Sie später für den verbleibenden Betrag, den Sie auseinander verklagen haben,, können Sie die Bestätigung als positive Verteidigung anheben.
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    3. Erklären Sie die Grundlage Ihres Streits. Wenn Sie Dokumente anbringen, um Ihren Anspruch zu unterstützen, beziehen Sie sich auf sie innerhalb des Buchstabenkörpers und fügen Sie dann eine Kopie an.
  • Seien Sie kurz und halten Sie sich an die Fakten. Sie sollten auch nicht auf Anschuldigungen erlassen oder darin bestehen, dass das Unternehmen versucht, Sie irgendwie zu betrügen. Behandeln Sie einfach die Angelegenheit als einen einfachen Fehler, der leicht korrigiert werden kann - auch wenn Sie Grund dafür haben, dass dies nicht der Fall ist.
  • Wenn das Unternehmen Ihnen eine Rechnung für noch nicht gelieferte Waren sendet, sorgen Sie dafür, dass Sie diesen Grund und den Zustand für die Ware bezahlen, wenn sie empfangen werden.
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    4. Erwähnen Sie alle Anrufe oder andere Gespräche, die Sie hatten. Wenn Sie mit Angestellten mit einem Unternehmen gesprochen haben, oder die Person, an die Sie den Brief ansprechen, sollte Ihr Brief anschließend diese Gespräche ansprechen.
  • Beispielsweise können Sie schreiben: "Ich habe am 8. Oktober mit Sharon in Ihrem Forderungsbüro mit Sharon gesprochen, und sie weist darauf hin, dass ich Sie über dieses Problem erreichen sollte." Auch wenn Sie mitgeteilt haben, dass die Rechnung korrekt war und es keinen Fehler gab, geben Sie diese Informationen nicht innerhalb des Briefes an - es gibt nur der Person die Fähigkeit, sich hinter dem Angestellten zu verbergen, mit dem Sie bereits gesprochen haben, anstatt in das zu prüfen Angelegenheit persönlich.
  • Wenn Sie niemanden erreichen konnten, sollten Sie das auch erwähnen und mit der Haltung fortfahren, dass es wahrscheinlich nur ein einfacher Fehler oder Missverständnis ist.
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    5. Fordern Sie das Unternehmen an, Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu beheben. Sobald Sie Ihren Streit mit der Rechnungsrechnung beschrieben haben, listen Sie die Listenspiele darüber, wie Sie das Problem beheben möchten, und geben Sie dem Unternehmen eine Frist an, um zu antworten.
  • Geben Sie dem Unternehmen einen angemessenen Zeitraum, um das Problem anzugehen - eine Woche bis 10 Tage nach Erhalt Ihres Briefes sollte ausreichen.
  • An diesem Punkt müssen Sie nicht drohen, dass Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, wenn die Angelegenheit nicht zu Ihren Gunsten gelöst wird. Es reicht aus, einfach zu sagen, dass Sie andere Optionen verfolgen, wenn Ihre Frist nicht erfüllt ist.
  • Bild mit dem Titel Streit eines Rechnungsschreibens Schritt 12
    6. Den Brief unterschreiben. Schließen Sie Ihren Brief auf einer festen, aber herzlichen Note ab und fügen Sie Ihren gedruckten Namen, Ihre Position in Ihr Unternehmen und direkte Kontaktinformationen ein.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie darüber gelesen haben, und überprüfen Sie es für Tippfehler oder andere Fehler, bevor Sie es drucken und unterschreiben. Überprüfen Sie alle Zahlen oder Berechnungen an Ihre Datensätze.
  • Listen Sie an der Unterseite Ihres Briefes die Dokumente auf, die Sie anschließen, um Ihre Position zu unterstützen.
  • Wenn Sie Ihren Brief abgeschlossen und unterschrieben haben, erstellen Sie mindestens eine Kopie für Ihre Datensätze, bevor Sie ihn an das Unternehmen senden.
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    7. Senden Sie Ihren Brief. Sobald Sie Ihren Brief angemeldet haben, mailen Sie ihn so schnell wie möglich mit allen Gehäusen, nachdem Sie die Rechnung erhalten haben.
  • In der Regel haben Sie, bis Sie 30 Tage 30 Tage haben, um ein Unternehmen mit einem Streitfall zu benachrichtigen, in einigen Fällen haben Sie in einigen Fällen viel weniger Zeit. Beispielsweise erfordern die Zustände wie Delaware, dass der Streit von einer Konstruktionsrechnung innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt oder der Rechnung für den in der Rechnung aufgeführten Höhe der Rechnung angenommen wird.
  • Möglicherweise möchten Sie den Buchstaben auch per Fax oder E-Mail senden. Wenn Sie sie mit mehreren Methoden senden möchten, stellen Sie sicher, dass dies auf dem Brief angemerkt wird, da er wahrscheinlich zuletzt empfangen wird.
  • Überlegen Sie die Verwendung von zertifizierten E-Mails oder einem privaten Lieferservice wie FedEx oder UPS, sodass Sie den Nachweis haben, wann das Unternehmen Ihren Brief erhalten hat.
    • Teil 3 von 3:
    Weitere Maßnahmen ergreifen
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    1. Follow-up nach Ihrer Frist. Wenn Sie dem Unternehmen eine Frist gegeben haben, um das Problem zu lösen und bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht von jemandem gehört zu haben, bleiben Sie daran, indem Sie an diesem Tag anrufen.
    • Je nach Schweregrad der Diskrepanz möchten Sie möglicherweise in Erwägung ziehen, Ihre Beziehung mit der Firma zu beenden, wenn sie nicht bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um den Streit zu lösen.
    • Wenn Sie andererseits von der Firma gehört haben, und sie sind nicht bereit, in der Angelegenheit Kompromisse zu kompromittieren und darauf hinzuweisen, dass die Rechnung korrekt ist, müssen Sie möglicherweise andere Mittel verfolgen, um das Problem aufzulösen.
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    2. Erwägen Sie, einen Anwalt zu mieten. Wenn das Unternehmen sich weigert, sich mit Ihnen umzugehen, oder wenn Sie keine Antwort auf Ihren Brief erhalten, kann ein Anwalt möglicherweise ein besseres Ergebnis für Sie erhalten.
  • Ein Anwalt kann Sie auch von Ihren rechtlichen Optionen beraten, wenn das andere Unternehmen Sie für den umstrittenen Betrag verklagen sollte.
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    3. Wenden Sie sich an den staatlichen Lizenzbrett oder der Agentur. Wenn das einzelne oder das Unternehmen, das Sie in Rechnung gestellt hat, von einer staatlichen Agency reguliert oder lizenziert ist, kann diese Agentur möglicherweise Verfahren zur Auflösung von Streitigkeiten haben, ähnlich wie Ihre.
  • Wenn Sie beispielsweise ein Hausbesitzer sind und einen Streit einer Rechnung haben, die Sie von dem allgemeinen Auftragnehmer erhalten haben, der von dem allgemeinen Auftragnehmer erhalten hat, der an Renovierungen zu Ihnen nach Hause gearbeitet hat, können Sie möglicherweise eine Beschwerde mit der Bauunternehmer des Staates einreichen. Beachten Sie, dass einige Bundesstaaten wie OREGON erforderlich, dass Sie dem Auftragnehmer eine vorausschauende schriftliche Mitteilung angeben, die speziell Ihre Absicht angibt, eine Beschwerde mit dem Vorstand, mindestens 30 Tage, bevor Sie die Beschwerde einreichen.
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    4. Einen anderen Brief schicken. Der Inhalt Ihres zweiten Buchstabens variiert je nach Antwort, die Sie von Ihrem ersten erhalten haben, aber im Allgemeinen sollte das gleiche Format mit einem stärkeren und festeren Ton folgen.
  • Verweisen Sie auf Ihren vorherigen Buchstaben und alle Gespräche oder Korrespondenz, die Sie mit dem Unternehmen in der Zwischenzeit hatten, wiederholen Sie Ihre Position und alle Dokumente, die Sie dem ursprünglichen Brief angehängt haben.
  • Wenn Sie einen schriftlichen Vertrag haben, referenzieren Sie die im Vertrag diskutierten Methoden zum Auflösen von Streitigkeiten und geben Ihre Bereitschaft an, diese Bedingungen einzuhalten.
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    5. Mediation vorschlagen. Insbesondere wenn Sie einen schriftlichen Vertrag haben, der eine Mediationsklausel enthält, sollten Sie einen neutralen Mediator von Drittanbietern in Betracht ziehen, um Ihnen bei einem Kompromiss zu unterstützen.
  • Die Vermittlung bietet einen schnelleren und kostengünstigeren Weg, um einen Streit im Vergleich zu einer Klage zu lösen, und ermutigt Sie, eine Lösung zu finden, die für beide Parteien arbeitet.
  • Je nach Kontext Ihres Rechnungsstreits können Sie möglicherweise kostenlos Mediationsdienste finden. Beispielsweise bietet die Kommission der Maryland Home Verbesserung ein kostenloses Mediationsprogramm für Hausbesitzer und Bauunternehmer.
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