Wie ist ein effizienter und organisierter sekretär?

Ein guter Sekretär zu sein bedeutet, vorbereitet, effizient und gut organisiert zu sein. Durch die Verbesserung und Perfektionieren Sie Ihre Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, können Sie zu einem Expertensekretär und ein unverzichtbarer Bestandteil eines Teams werden, wodurch Ihre Beschäftigung engagierter, sicherer und angenehm ist.

Schritte

Methode 1 von 3:
Vorbereitet sein
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1. Pünktlich sein. Gönnen Sie sich viel Zeit, um in das Büro zu pendeln und zu Meetings oder anderen Terminen zu gelangen. Seien Sie früh, um sich Zeit zu geben, um sich vorzubereiten oder einfach mit E-Mails oder anderen Aufgaben aufzuholen.
  • Versuchen Sie, die Zeit zu verfolgen, die Sie dabei benötigen, um jeden Tag zur Arbeit zu gelangen, um zu sehen, was der wahre Durchschnitt ist, und passen Sie Ihr Timing entsprechend an. Fügen Sie einer beliebigen Zeit eine Pufferzeit von 15 oder 20 Minuten hinzu, und testen Sie sogar heraus, wie lange es dauert, dass sie sich zum ersten Mal dort hinab annimmt.
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    2. Geistig klar sein. Holen Sie sich viel Ruhe, damit Ihr Geist scharf bleibt und effizient nachdenkt. Haben Sie morgens eine Tasse Kaffee oder Tee, wenn Sie möchten, oder wann immer Sie einen Schub brauchen. Machen Sie Pausen und pause, um Ihren Schreibtisch regelmäßig neu zu organisieren.
  • Steigen Sie von Ihrem Schreibtisch auf oder machen Sie eine Pause von dem, was Sie für 16 Minuten nach den 52 Minuten für alle 52 Minuten tun, da Studien dies zeigen, dass dies die beste Produktivität sorgt. Tun Sie ein paar einfache Übungen, sprechen Sie mit Kollegen, oder machen Sie in dieser Zeit einfach einen Spaziergang mit dem Büro.
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    3. Kenne den Zeitplan. Machen Sie sich mit dem Zeitplan für Ihren Chef, selbst oder andere Mitarbeiter vertraut, die Sie zu Beginn eines jeden Tages behalten müssen. Blick über den Zeitplan periodisch, sodass Sie Zeit sparen können, wenn Sie Termine vornehmen, und vermeiden Sie Doppelbuchungen oder andere Fehler.
  • Pflege und Kalender öffnen und zur Verfügung geöffnet und verfügbar, um gleichzeitig auf Ihrem Computer oder Ihrem Telefon einzuziehen, sodass Sie sie konsultieren und Termine in der richtigen Ausstattung fügen.
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    4. Komm zu Meetings mit allen Materialien. Zeigen Sie jeden Termin mit Materialien bereit, die mit Materialien bereit sind, und klare Notizen von früheren Meetings sowie ein Gerät oder ein Notebook, um Minuten und andere Notizen vom aktuellen Treffen abzunehmen. Fragen Sie Ihren Chef über irgendetwas in Bezug auf Ihre Rolle in der Besprechung, einschließlich aller speziellen Materialien wie Formulare oder Handouts, die Sie bereit haben, Zeit beim Vorbereiten oder Drucken später zu sparen.
  • Versuchen Sie, eine Agenda für das bevorstehende Treffen, nur wenige Minuten von der letzten Sitzung oder anderen relevanten Materialien für alle Teilnehmer am Morgen oder der Nacht zuvor auszusenden.
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    5. Erwägen Sie, die Abkürzung zu lernen. Erfahren Sie mehr über verschiedene Arten von Kurz- und Möglichkeiten, um Ihr Schreiben zu beschleunigen, wenn Sie viele Notizen von Hand nehmen. Nehmen Sie einen Kurzkurs, um die Charaktere zu lernen und Ihre Geschwindigkeit zu verbessern.
  • Wenn Sie sich nicht oft von Hand annehmen oder keine Kurzhand lernen möchten, tun Sie einen Tipptest. Setzen Sie einen Timer für eine Minute und geben Sie versuchen, eine typische E-Mail auf Ihrem Telefon, Tablet, Laptoptastatur und freistehenden Tastatur einzugeben. Zählen Sie dann die Anzahl der Wörter, die Sie auf jedem Gerät eingegeben haben. Bleiben Sie an dem Gerät mit dem höchsten Wortzähler, wenn Sie schnelle Noten einnehmen müssen.
    • Methode 2 von 3:
    Sich organisieren
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    1. Verpflegung für Listen und Planer. Bewahren Sie einen Planer, einen Kalender und die To-Do-Liste auf und aktualisieren Sie sie konsequent. Halten Sie sie leicht zu sehen und erreichte Orte oder haben mehrere, die zusammen synchronisiert werden können.
    • Wenn Sie mit Stift und Papier gut arbeiten, halten Sie einen kleinen Planer oder einen Kalender, der in Ihre Tasche oder in Ihre Handtasche passen kann, damit Sie es immer bei Ihnen haben. Halten Sie einen Stift, falls möglich, so dass Sie niemals für eins fischen müssen. Haben Sie ein designiertes Note-Pad für To-Do-Listen an Ihrem Schreibtisch und überqueren Sie die Dinge, während Sie gehen.
    • Wenn Sie mit digitaler Organisation besser arbeiten, verwenden Sie das Kalender- und Erinnerungssystem Ihres Telefons, um Termine vorzunehmen und Benachrichtigungen über sie zu erhalten. Probieren Sie Apps wie Wunderlist oder ToDoist, um Ihre Aufgaben zu verwalten.
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    2. Ihre Informationen synchronisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie immer Notizen und andere Materialien mit Ihnen haben, indem Sie Kalender, Listen und Dateien in allen Ihren Geräten synchronisieren, in denen fast jede moderne App die Möglichkeit hat.
  • Teilen Sie Aufgaben, Dokumente und Anmerkungen mit anderen Sekretären, Ihrem Chef oder anderen Mitarbeitern mit Projektmanagement-Software wie Basecamp oder TRELLO.
  • Teilen Sie Dokumente und Tabellenkalkulationen mit Google Docs und verwenden Sie Programme wie Dropbox oder Hightail, um Dateien zu senden.
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    3. Farbcode alles. Richten Sie ein Farbcodierungssystem ein, um alle Ihre Materialien auf einen Blick zu kategorisieren. Weisen Sie jedem Projekt, Tag, Angestellten eine Farbe zu, die Sie Ihre Arbeit bestellen möchten. Verwenden Sie Highlights und farbige Registerkarten oder Etiketten, um Dateien, Tabletts und Notebooks zu markieren, um die richtigen Informationen einfach zu finden.
  • Viele Web- und Mobile-Apps für E-Mail, Kalender und Listen können jedem Artikel eine Farbe zuordnen.
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    4. Reinigen Sie Ihren Posteingang. Bewahren Sie Ihren E-Mail-Posteingang saubere und wichtige Informationen auf, indem Sie mit einer E-Mails in einen Ordner sofort aufzurufen, mit einer E-Mails in einen Ordner einreichen, als ungelesen zu kennzeichnen oder zu markieren, wenn Sie wiederhin zurückkehren müssen, oder Archivieren oder Löschen, wenn Sie sicher sind, dass Sie nicht mehr benötigen es.
  • Versuchen Sie, Ordner für jedes Jahr, Viertel oder Monat zu machen, oder mit Projekt, Angestellten oder Typ zu kennzeichnen. Versuchen Sie, die Informationen an anderer Stelle auf andere Stelle auf andere Weise zu antworten, zu löschen, zu löschen oder anzumelden. Setpläne für sich selbst, wie alle E-Mails bis zum Ende des Tages in geeigneten Ordnern eingereicht werden, und die Reinigung und den Umgang mit allem, was in Ihrem Posteingang bis zum Ende der Woche in Ihrem Posteingang ist.
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    5. Konsistent sein. Halten Sie Materialien des gleichen Typs an einem bestimmten Ort und bezeichnen Sie Notebooks und Ordner an bestimmten Projekten. Haben Sie einen bestimmten Notizblock für Telefonmemos, zum Beispiel, das immer am Telefon bleibt, damit Sie niemals den Namen und die Nummer eines Jemanden auf einer Serviette nehmen. Besprechungsnotizen an einem separaten Ort von anderen Anmerkungen, sodass Informationen nicht gemischt und später nicht gemischt werden können.
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    6. Speichern Sie Papier und Zeit. Vermeiden Sie das Drucken, um Papier zu speichern und für Online-Formulare oder andere Dokumente zu entscheiden, damit Sie Zeit und Ressourcen sparen können. Formulare elektronisch ausfüllen, wenn möglich. Scannen und speichern Sie Kopien von Papierdateien, sodass sie immer verfügbar sind, und werden nicht beschädigt oder verloren. Zirkulieren Sie digitale Dateien, Erinnerungen, Memos und Agendas anstelle von Papierversionen, wenn möglich.
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    7. Vorratsvorräte. Nehmen Sie niemals aus wichtigen Materialien aus, die Sie organisieren, wie Notizbücher, Stifte, Umschläge und Briefmarken, indem Sie einen Büro-Manager / Käufer wissen, wann Sie sich in Ihrer letzten Box oder einem Container von etwas befinden, anstatt, sobald sie alle sind. Bestellen Sie Lieferungen in großen Mengen aus einem Unternehmen, wie Stege, um Geld zu sparen, und vermeiden Sie es, so schnell loszulassen.
  • Bewahren Sie die Lieferungen auf Ihrem Schreibtisch oder an Ihrem Arbeitsbereich auf. Verwenden Sie Container, Tabletts, Dateiordner und andere Container, die alle für eine einfache Sortierung markiert oder gefärbt sind.
    • Methode 3 von 3:
    Effizient kommunizieren
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    1. Bleib an Skripte. Sparen Sie Zeit und Energie, indem Sie mit einfachen Sprache aufstehen, um die Wiederverwendung für die Korrespondenz wiederzuverwenden, die Sie häufig wiederholen. Mehrere Skripts für verschiedene Situationen wie E-Mails, Pressemitteilungen oder Anrufe zur Verfügung stehen, die Sie an das jeweilige Szenario kopieren, einfügen, einfügen und leicht bearbeiten können.
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    2. Sei ein akribischer Note-Taker. Notizen auf Ihrem Telefon, Laptop oder Notizblock für jedes Treffen, Telefonnachricht oder ein anderes wichtiges Gespräch. Platzieren oder verschieben Sie diese Hinweise in spezifisch markierte körperliche oder elektronische Ordner, damit Sie sie später auf sie beziehen können, und haben Aufzeichnungen der verbalen Kommunikation, die Sie im Laufe eines anstrengenden Tages vergessen können.
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    3. Sei effizient und freundlich am Telefon. Üben Sie Ihre Begrüßung und andere wichtige oder allgemeine Informationen, die Sie telefonisch sagen müssen. Haben Sie die Liste der Telefonerweiterungen für Ihr Büro direkt vor Ihnen und arbeiten Sie daran, sie in den Speicher zu begehen, damit Sie Anrufe schnell übertragen können.
  • Lernen Sie die Besonderheiten Ihres Büro-Telefons kennenzulernen, um jemanden direkt an die Voicemail eines Mitarbeiters zu senden, oder fügte Personen in einen Telefonkonferenz hinzu, sodass Sie Zeit sparen und technische Schwierigkeiten vermeiden können.
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    4. Überprüfen Sie Ihre Grammatik. Stellen Sie sicher, dass jede Form der schriftlichen Kommunikation, die Sie ausgesendet haben, spellüberprüft und frei von Grammatik- und Interpunktionsfehlern. Verbringen Sie die zusätzlichen Minuten, um E-Mails, Agendas und andere Korrespondenz zu lesen, um zu überprüfen, ob alles korrekt ist und die spätere Zeit und Peinlichkeit sparen muss, um Korrekturen ausgeben zu müssen, oder E-Mails von verwirrten Empfängern.
  • Schalten Sie die Rechtschreibprüfung in den Anwendungen ein, die Sie für Dokumente, Tabellenkalkulationen und E-Mails verwenden. Schalten Sie diese Funktion in Ihrem Browser ein, um Fehler zu fangen, während Sie auf einer Webseite eingeben, insbesondere wenn Sie auf die Website des Unternehmens, Social Media-Konten oder anderen offiziellen Plattformen eingeben.
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    5. Halten Sie E-Mails und Voicemails kurz und süß. Geben Sie Ihren Zweck an, um in nur wenigen Wörtern anzurufen oder per E-Mail zu senden. Stellen Sie direkte Fragen und wiederholen Sie Ihren Namen, das Unternehmen, die Telefonnummer und Ihre E-Mail bei Bedarf. Geben Sie eine Zeit zur Verfügung, mit der Sie erwarten oder hoffen, von ihnen zurück zu hören, damit Sie mit der Kommunikation effizient umgehen können.
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    6. Bestätigen Sie Termine und Zeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie auf derselben Seite sind, und geben Sie Erinnerungen an, indem Sie den Tag zuvor oder am Tag anrufen oder per E-Mail annehmen, um Termine und andere wichtige Engagements zu bestätigen. Machen Sie sich wieder in Kontakt mit Personen, von denen Sie nicht gehört haben, indem Sie höfliche und prägnante E-Mails oder Telefonnachrichten senden, um sie daran zu erinnern, dass Sie auf einer Antwort warten.
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