Wie ist ich ein guter empfangsdame?
Jedes Büro, das sich in irgendeiner Weise der Öffentlichkeit darstellt, erfordert ein Gesicht, um die Öffentlichkeit zu treffen.Obwohl eine hervorragende Kommunikation über das Telefon und per E-Mail für das Rezeption wichtig ist, ist es die persönliche Kommunikation, die eine Empfangsdame aus einem Kundendienstmitarbeiter unterscheidet.Oft, wenn eine Person (Verkäufer, Antragsteller, Community-Mitglied) Ihren Arbeitsplatz betritt, ist das erste, was sie sehen werden, ist die Rezeptionistin- und erste Eindrücke sind immer wichtig.
Schritte
Teil 1 von 2:
Die richtigen Fähigkeiten haben
1. Habe erstklassig organisatorische Fähigkeiten. Die Rezeptionisten sind die Menschen, die das Gesicht des Unternehmens darstellen - sie sind diejenigen, die Kunden zuerst mit ihnen sprechen, und die Menschen und Kollegen gehen zur Informations- und Ereignisplanung. Abgesehen von Anrufen und Richten von Besuchern handeln sie oft mit Kunden, organisieren Ereignisse, die Besprechungen usw. Mit all diesen Verantwortlichkeiten müssen die Rezeptionisten wirklich organisiert sein, während sie mit mehreren Anforderungen auf einmal umgehen. Eine Person dauert nicht lange an der Rezeptionistin, wenn er oder sie nicht mehr als eine Sache zu einer Zeit jonglieren kann und mit ihnen ordnungsgemäß umgehen kann.
- Eine großartige Möglichkeit, organisiert zu bleiben, ist, in ein Anmeldesystem zu investieren, das am besten für Sie funktioniert. Es ist wichtig zu wissen, welche Papiere und Informationen Ihren Chef, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden benötigen. Bewahren Sie alle Informationen in separaten Ordnern auf - seien Sie auf Ihrem Computer-Desktop oder in der harten Kopie. Organisieren Sie Ihr Anmeldesystem auf eine Weise, die für Sie am besten funktioniert - wenn dies Neon-klebrige Noten an sich erfordert, ist es so.
- Organisiert zu sein bedeutet auch, selbstmotiviert zu sein - Sie brauchen niemanden, um Ihnen zu sagen, wie Sie etwas tun können, oder halten Sie sich auf dem Laufenden. Wenn Sie organisiert sind, wissen Sie, welche Aufgaben Sie jeden Tag ausfüllen müssen, und welche Aufgaben sind Prioritäten.
- Telefonnummern handlich haben. (Lose und viel) ich.E. Mitarbeiter, Arbeitgeber, Bauunternehmer, Anbieter, Notrufnummern usw. Sie brauchen sie alle an einem oder anderen Punkt. Bewahren Sie die Telefonnummern auf einem Rolodex oder einem entsprechenden Computerprogramm auf.
2. Haben Sie etwas Wissen über Technologie unter Ihrem Gürtel. Die Nummer eins technologiemittel-Empfangs-Rezeptoren müssen sich damit umgehen, ist TheteTelephone - und alle Tasten und separaten Zeilen, mit denen es geliefert wird. Computerkenntnisse sind auch ein Muss - die meisten Rezeptionisten müssen wissen, wie man verwendet wird Email und muss bei der Word-Bearbeitung erfahren sein. Es ist auch hilfreich, zu wissen, wie man erstellt wird Tabellenkalkulation, und nutzen Sie industriespezifische Programme.
3. Sich zuverlässig sein. Eine Empfangsdame wird zu einem anderen Zeitpunkt an den Menschen gezählt - es spiegelt sich zu jeder Zeit auf, wenn niemand das Telefon aufnimmt, oder es gibt eine Reihe von Menschen, die darauf warten, geholfen zu werden. Machen Sie zuverlässig eine Priorität - wenn Ihr Chef weiß, dass Sie zuverlässig sind und immer da sind, um zu helfen, werden Sie unverzichtbar.
4. Besitzen ausgezeichnete Hörfähigkeiten. Ein großer Teil des Seins der Rezeptionistin hört den Menschen - ob es sich telefonisch handelt, eine Frage, die ein Kunde fragt, oder Informationen, die an Sie weitergeleitet werden. In der Lage zu sein, Sie zu hören, macht Sie effizienter - Sie können Probleme schneller lösen, wenn Sie verstehen, was die Person das erste Mal bittet, und Sie können Kunden mit der Person anschließen, die sie schnell erreichen möchten.
5. Notieren Sie sich auf alles. Wenn ein Chef Sie dazu bittet, etwas zu tun, nimmt Notizen zu den Besonderheiten. Wenn ein Kunde anruft, stellen Sie sicher, dass Sie ihre Informationen aufschreiben (Name, Kontaktinformationen, was sie möchten, usw.) Die Notizen sind eine großartige Möglichkeit, organisiert zu bleiben, und erinnern Sie an all die kleinen Dinge, die während des Tages auftauchen. Halten Sie Ihre Notizen in einem Notizblock und lassen Sie es jederzeit mit Ihnen haben. Sie werden überrascht sein, wie hilfreich sie sind, vor allem beim Versuch, sich zu erinnern, was die Person, die vor fünf Stunden angerufen hat.
6. Beantworten Sie das Telefon höflich mit einer Standard-Begrüßung, z "Guten Morgen, vielen Dank, dass Sie unser Unternehmen angerufen haben, mein Name ist ___, wie kann ich Ihnen helfen??Stellen Sie sicher, dass das Telefon am ersten oder zweiten Ring beantwortet wird. Es ist nicht gut, die Menschen mehr als eine Minute lang aufhalten zu lassen.(Es ist länger als Sie denken.)
7. Begrüßung der Lieferungspersonal mit der gleichen Professionalität und Höflichkeit wie jeder andere Besucher. Möglicherweise müssen Sie nach Lieferungen unterschreiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterschrift lesbar ist. Lieferpersonal benötigt möglicherweise Anweisungen, in denen Pakete hinterlassen werden sollen. Stellen Sie sicher, dass Sie an geeignete Mitarbeiter für solche Angelegenheiten wenden.
8. Griff von Kunden, die mit Effizienz und Höflichkeit zu Ihrem Geschäft kommen. Nachdem die Besucher identifiziert, wer sie sind und wen sie suchen, wenden Sie sich an das Individuum und lassen Sie sie wissen, wer ist, wer da ist. Ein Standard-passender Satz ist "Herr. Smith, Mr. Jones von XYZ Corporation ist hier, um Sie für seinen 2-Uhr-Termin zu sehen." Erhalten Sie immer einen Vor- und Nachnamen und den Namen der Organisation, aus der sie stammen. Es ist hilfreich, fragen, ob sie einen Termin mit Herrn haben. Schmied. Herr. Smith gibt Ihnen Anweisungen darüber, wo Besucher warten, und wie lange. Sie können dann den Besucher erzählen "Herr. Smith wird in einem Moment bei dir sein." oder "Herr. Smith sagte, er finde ein Treffen und wird in 5 Minuten bei Ihnen sein.Sie können einen Platz haben. Vielen Dank."
Teil 2 von 2:
Sich gut präsentieren
1
Eine positive Einstellung haben. Wie bereits erwähnt, sind die Rezeptionisten das Gesicht eines Unternehmens - sie sind, wer Kunden mit der ersten Stelle umgehen, und die Leute, die die Fragen der Menschen beantworten, die nicht in das Büro kommen können. Niemand möchte von einem sauren Ausdruck und einer mürrischen Haltung begrüßt werden. Machen Sie es eine Priorität, um immer ein Lächeln auf Ihrem Gesicht und eine fröhliche, eigentliche Persönlichkeit zu haben. Denken Sie daran, mit herausfordernden Kunden geduldig zu bleiben, auch wenn sie Ihren letzten Nerven aufstehen.
- Sogar Sie kommen gegen einen anspruchsvollen Kunden, erinnern sich daran, dass Sie ein starkes, glückliches Individuum sind. Erzählen Sie sich, dass sie sich aus Frustration aushalten, aber wissen, solange Sie Ihr Bestes geben, um sie unterzubringen, Sie sind nicht der Fehler. Es ist besser, derjenige zu sein, der Ihren Kopf hält als derjenige, der explodiert und aussieht, wie ein Ornely, gemeiner Person.
2. Einen Gruß bereit haben. Es ist immer wichtig, Ihre Kunden auf freundliche Weise zu begrüßen. Auch wenn Sie fortfahren, was Sie tun, bevor Sie ihnen helfen, um sie zu helfen, ist es wichtig, sie zu begrüßen, damit sie sich anerkannt fühlen und wissen, dass Sie ihnen in einem Moment helfen werden.
3. Sein höflich. Sei höflich. Behandeln Sie alle, als würden sie die wichtigste Person sind, die an diesem Tag in das Büro gegangen ist. Dies ist Ihre Arbeit - niemand kümmert sich darum, wie Sie heute Morgen im Verkehr stecken bleiben, wie Sie Ihren brandneuen Geldbeutel ruiniert haben, oder sogar, wie Sie Ihre Lieblings-CD verloren haben. Verlasse persönliche Angelegenheiten zu Hause. (Selbst wenn Sie ihre Botschaft nicht respektieren oder die Art und Weise, wie sie es vermitteln, es gefälscht) insgesamt, stellen Sie sicher, dass die Person völlig entspannt ist und sich freue, mit Ihnen zu sprechen.
4. Sich kleiden um zu beeindrucken. Sie repräsentieren ein Geschäft, also sollten Sie den Teil anziehen. Investieren Sie in ein paar geschäftliche Beiläufige Kleidung. Alternativ können Sie, wenn Sie eine Rezeptionistin in einer bestimmten Art von Laden (z. B. ein Bekleidungsgeschäft) sind, in Betracht ziehen, den Teil zu kauft, indem Sie etwas der Kleidung des Ladens kaufen und sie tragen. Neige zum Konservativen, es sei denn, Sie arbeiten, wo Mode, Trendigkeit oder andere Faktoren an den Vordergrund gedrängt werden.
Tipps
Erinnern Sie sich, wer Ihren Gehaltsscheck unterschreibt und jederzeit respektiert.
Seien Sie nett zu Manager, sehen Sie, ob Sie ihnen bei Ihrer Freizeit mit zusätzlichen Aufgaben helfen können.
Umgang mit E-Mails ist in der Regel Teil eines Empfangsjobs, findet heraus, wo es geht, wer wird es mitbringen, und wann an Ihrem ersten Tag.
Finden Sie jemanden, der den Schreibtisch für Badezimmerbrüche, Meetings, Feiertage, Lunches usw. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass wütende Menschen auf Sie warten, wenn Sie zurückkehren.
Seien Sie immer bereit, eine neue Aufgabe zu lernen oder eine weltliche Aufgabe zu erledigen.Vielseitigkeit geht einen langen Weg.
Bitten Sie Mitarbeitern, wenn sie Hilfe bei allem brauchen.Besser, um Freunde zu finden, indem Sie helfen als Feinde, indem Sie sich beschweren.
Nachricht schreiben in ein doppelter Buch und geben Sie einer Kopie an die Person, für die die Nachricht ist.Oder verwenden Sie ein Tagebuch, das sich leichter aufweisen kann, insbesondere um einen Namen oder die Nummer abzurufen.
Halten Sie das persönliche Geschäftsbereich von Ihrer Umgebung fern - dies umfasst Handyrufe und E-Mails.IT-Abteilungen können und werden Computeraktivitäten aufrufen.
Halten Sie Ihr Aussehen aufgeräumt.
Sei immer höflich, auch mit einem wütenden Costumer.
Überschreiten Sie nicht über die Grenzen, indem Sie die Geräte missbrauchen, die in Ihrer Sorgfalt für Ihre persönlichen Vorteile aufgestellt wurden.
Warnungen
Steigen Sie niemals mit einem Anrufer oder einem Besucher in ein Argument ein.Routen Sie sie einem Supervisor weiter. Wenn sich jedoch niemand annimmt, schlägt ihren Anruf vor, eine Voicemail zu verlassen. Manchmal gibt es keinen Vorgesetzten oder Vorgesetzten. Es gibt nur so viel, dass Sie als Rezeptionistin tun können.
Sag niemals "Ich mache XYZ nicht."Sie werden schneller aus einem Job sein, als Sie zu Z kommen.
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