Wie man bookkeep

Buchhaltung, wie Rechnungswesen, ist eines der notwendigen Übel, ein Geschäft zu leiten. Trotz, was viele denken dürfen, beziehen sich diese beiden Begriffe auf verschiedene Prozesse. Buchhaltung, wie es hier diskutiert wird, bezieht sich, dass sie einfach Aufzeichnungen von Aufwendungen und Umsätzen sammeln und diese Transaktionen an ein Hauptbuch veröffentlichen. Accounting ist der Prozess, der der Buchhaltung folgt, und beinhaltet die Umwandlung der Informationen in das Ledger in nützliche Geschäftsmetriken und Berichte. Glücklicherweise ist Buchhaltung der einfachere der beiden, und kann gelernt werden, indem Sie die einfachen Schritte unten befolgen.

Schritte

Teil 1 von 3:
Einrichten eines Systems
  1. Bildtitel Bookkeep Step 1
1. Entscheiden Sie, welche Art von System verwendet werden soll. Der wichtigste Teil der Buchhaltung ist konsistent. Sie möchten keine Quittungen verlieren, vergessen, Transaktionen aufzunehmen oder dieselbe Transaktion zweimal aufzunehmen, da dies zu einer falschen Darstellung der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens führen kann. Der einfachste Weg, um diese Fehler zu vermeiden, indem Sie ein konsistentes System für die Aufzeichnungstransaktionen in Zeitschriften einrichten und in das Ledger eindringen.
  • Dieses System kann so kompliziert sein wie ein Kabelregister, der sich in der Bilanzierungssoftware einbringt, oder so einfach wie eine Kiste voller Quittungen und Notizen. Dies hängt von der Menge der Transaktionen ab, die Ihr Unternehmen täglich oder wöchentlich tut.
  • Bildtitel Bookkeep Step 2
    2. Rechnungslegungssoftware verwenden. Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Transaktionen zuverlässig erfasst werden, besteht darin, in ein Buchhaltungsprogramm wie QuickBooks, Freshbooks oder Expensieren zu investieren. Diese werden von der Aufzeichnung verschiedener Arten von Transaktionen eine Menge erfahren und Ihre Informationen eindeutig präsentieren. Viele dieser Programme sind kostenlos oder als kostenlose Testversion für eine begrenzte Zeit verfügbar.
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    3. Verwenden Sie eine Tabelle. Geben Sie für ein mehr manuelles System ein Tabellenkalkulation ein, um Transaktionen aufzunehmen. Dies kann entweder manuell mit physischen Transaktionszeitschriften oder auf dem Computer mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erfolgen. Die Formatierung dieser Zeitschriften liegt bei Ihnen, aber es sollte Folgendes umfassen, um mindestens:
  • Name des Lieferanten / Käufers
  • Kontonummer
  • Kosten- / Einnahmeart (e.G. Bürobedarf, Rohstoffe)
  • Datum Die Rechnung wurde empfangen / erstellt
  • Geschuldete / bezahlte Menge
  • Bild mit dem Titel Bookkeep Step 4
    4. Konsistent sein. Geben Sie für jedes von Ihnen verwendete System Ihre Transaktionsdaten regelmäßig ein und jedes Mal auf dieselbe Weise. Dies ist sicher, dass Transaktionen nicht übersehen werden und dass Sie das aktuellste Bild der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens haben. Darüber hinaus ist es eine gute Idee, einen regelmäßigen Zeitplan für die Übertragung von Informationen von den Zeitschriften an das Ledger zu erstellen, vielleicht wöchentlich oder monatlich.
    • Teil 2 von 3:
    Transaktionen ordnungsgemäß aufnehmen
    1. Bild mit dem Titel Bücherbeehrung Schritt 5
    1. Verwenden Sie dieselbe Buchhaltungsmethode für alle Einträge. Die beiden Arten von Rechnungswesen sind die Zahlungsmittel für Bargeld- und Abgrenzungsrechnung. Im Wesentlichen zeichnet die Cash-Methode Transaktionen auf, wenn die tatsächlichen Cash-Änderungen an den Händen ändert, z. B. wenn ein Kunde für einen Artikel bezahlt oder wenn Sie für einen Aufwand zahlen. Die Abgrenzungsmethode berücksichtigt jedoch Transaktionen, wenn diese Transaktion auftritt, zum Beispiel, wenn die Ausgaben entstanden sind oder wenn ein Kunden einen Artikel kauft (aber nicht unbedingt, wenn das Geld für die Transaktion die Hand ändert). Welche Methode, die Sie wählen, hängt von Ihren eigenen Toren und Geschäftsstrategien ab.
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    2. Vergleichen Sie die beiden Abrechnungsmethoden. Die Cash-Methode der Rechnungslegung wird häufiger in kleinen Unternehmen eingesetzt, da er eine genaue Darstellung des Bargeldbilanzs des Unternehmens ergibt. Da das Geschäft jedoch wächst, kann es jedoch weniger wichtig sein, den genauen Bargeldbalance des Unternehmens zu kennen und stattdessen auf seine derzeitige Gesundheit zu fokussieren. Hier kommt die Rückgangmethode in. Durch Verfolgung von Aufwendungen, wenn sie auftreten, und Umsätze, wenn sie verdient werden, anstatt sie zu bezahlt sind, negiert die Abgrenzungsmethode die Auswirkungen von Zahlungsverzögerungen bei der Ermittlung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens.
  • Bildtitel Bookkeep Step 7
    3. Entscheiden, welche Methode verwendet werden soll. Rechtlich kann ein Unternehmen entweder die Rechnungslegungsmethode auswählen, so lange, dass das Unternehmen jedes Jahr weniger als 5 Millionen US-Dollar in Höhe von weniger als 5 Millionen US-Dollar hat, oder, wenn er Produkte an die Öffentlichkeit verkauft, weniger als 1 Million US-Dollar in Bruttoeinnahmen (alle Umsätze). Jedes Unternehmen mit Umsatzerlöse über diesen Ebenen ist gesetzlich erforderlich, um die Abgrenzungsmethode zu verwenden.
  • Weitere Informationen zur Auswahl einer Rechnungslegungsmethode finden Sie unter Einlegen von Cash- und Accrual-Rechnungswesen für Ihr Unternehmen.
  • Bildtitel Bookkeep Step 8
    4. Verwenden Sie doppelte Buchhaltung. Viele kleine Unternehmen machen den Fehler, ein Einstiegsbuchhaltung zu verwenden. Das heißt, sie zeichnen nur Transaktionen als Geldbewegungen auf oder von einem einzigen Konto auf. Jede Geschäftstransaktion findet jedoch in mindestens zwei Konten statt und muss als solche zur Genauigkeit aufgezeichnet werden. Dies wird als doppelsteigender Buchhaltung bezeichnet. Dadurch können Sie genau sehen, wo Ihr Geld von kommt und wo es geht.
  • Zum Beispiel würde ein Kauf eines Inventars mit Bargeld als Erhöhung des Inventars und einer Rückgang des Bargeldkontos erfasst. Alternativ würde ein Verkauf dieses Inventars an einen Kredit, der in Kredit bezahlt wird, als Rückgang des Inventars und einer Erhöhung der Forderungen angehoben.
  • In der Welt der Bilanzierung würden diese mit den offiziellen Bedingungen als Belastungen und Credits an verschiedene Konten erfasst.Als Buchhalter ist es jedoch am wichtigsten, dass Sie ein konsistentes System verwenden, das für Sie Sinn macht.
  • Bild mit dem Titel Bookkeep Step 9
    5. Rekordtransaktionen in Zeitschriften. Erstens müssen Transaktionen nur in tägliche oder wöchentliche Zeitschriften eingegeben werden, abhängig von Ihrem Transaktionsvolumen. Diese Einträge umfassen Informationen zur Transaktion, einschließlich des Käufers / Verkäufers, Betrag, Datum und Art der Transaktion. Später werden diese Informationen kategorisiert und dem Ledger hinzugefügt. Es ist jedoch nur wichtig, die Informationen zur späteren Verwendung aufzuzeichnen. Einträge sollten gemäß der gewählten Rechnungslegungsmethode des Unternehmens (Bargeld oder Rückstellungen) vorgenommen werden.
  • Die Einführung von Buchhaltungssoftware hat den zweistufigen Prozess von Zeitschriften und Ledgern fast veraltet gemacht. Die Software aktualisiert das Ledger automatisch, wodurch der Prozess ein einfacher Eingabe von Transaktionen enthält, wenn sie auftreten. Einige Unternehmen entscheiden sich jedoch immer noch, die Journal-Ledger-Methode zu verwenden.
    • Teil 3 von 3:
    Transaktionen in ein Ledger posten
    1. Bildtitel Bookkeep Step 10
    1. Trennen Sie die Transaktionen in Konten. Der beste Weg, um Ihre Transaktionen zu verfolgen, besteht darin, sie in verschiedene Konten innerhalb des Ledgers zu trennen. Wenn Sie mit eingestellten Konten beginnen und mit jeder Transaktion von ihnen hinzugefügt oder subtrahiert werden, gewinnen Sie ein klareres Bild davon, wo Geld eingeht. Diese Konten können so generisch als Verkäufe oder als spezifische bestimmte Art von Inventar sein. Beispielsweise kann es für eine Auto-Garage angemessen sein, ein ganzes Konto für den Ölbestand zu reservieren. Konten variieren zwischen den Unternehmen, jedoch sollte jedoch das Folgende abdecken:
    • Kasse
    • Forderungen (Geld fällig von Kunden, die auf Kredit bezahlen).
    • Verbindlichkeiten (Geld, das Sie an Lieferanten schulden).
    • Umsatz (der Umsatz, den Sie aus primären Operationen treffen).
    • Inventar
    • Verkaufskosten (Lieferungen, die Sie für die Produktion oder Ihr Unternehmen kaufen).
    • Lohnkosten (Löhne).
    • Eigenkapital (der Betrag, den die Eigentümer in das Geschäft eingesetzt haben).
    • Gewinnrücklagen (Gewinne in der Firma reinvestiert).
  • Bild mit dem Titel Bookkeep Step 11
    2. Post-Transaktionen regelmäßig nach. Wie oft Sie die Transaktion auf das Ledger von den Zeitschriften posten, hängt von Ihrem Transaktionsvolumen ab. Es kann täglich, wöchentlich oder sogar monatlich sein. Dies sollte jedoch konsequent erfolgen, um sicherzustellen, dass Sie nicht plötzlich mit der Arbeit am Ende eines Abrechnungszeitraums überwältigt werden. Die Accounting-Software hilft Ihnen beim Aufenthalt mit diesen Prozessen auf dem Laufenden.
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    3. Analysieren Sie Ihre Ledger-Konten. Ledger-Konten sind hauptsächlich nützlich, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu quantifizieren. Während echte Finanzberichte am besten an professionelle Buchhalter hinterlassen werden, kann jeder Ledger-Konten vergleichen, um einfache Vergleiche oder Berichte zu erstellen. Vergleichen Sie zum Beispiel den Umsatz, um eine allgemeine Vorstellung davon zu erhalten, wie Ihr Unternehmen kürzlich angeht. Wenn der Umsatz höher ist als die Aufwendungen, machen Sie einen Gewinn aus. Biegen Sie für komplexere Berichte einem Buchhalter- oder Rechnungslegungsprogramm an.
  • Weitere Informationen zum Beitrag an ein Ledger und die Erstellung einfacher Berichte finden Sie unter Wie schreibe ich ein Buchhaltungsbuch.

    • Video

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    Tipps

    Achten Sie darauf, Ihre Anbieter ein paar Tage vor dem Zahlungsfrist zu zahlen, egal ob es sich um 30 Tage oder längere Zeit handelt. Dies gibt Ihnen einen Spielraum, wenn Sie vergessen, an diesem Tag zu zahlen, und Sie mit Lieferanten gut einsetzen.
  • Wenn die Buchhaltung beginnt, um zu viel Zeit zu nehmen, wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es eine gute Idee sein, Hilfe zu mieten. Das Einstellen eines gebildeten Buchhalters ermöglicht es Ihnen, ein vollständiges und genaues Bild der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens zu erhalten.
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